Register­förteckning – barn- och ungdomsnämnden

Här kan du i detalj se alla behandlingar av personuppgifter som förvaltningen gör, vad ändamålet är, vilka som berörs, varifrån uppgifterna tas, hur länge de sparas och om de delas med tredje part. Förteckningen innehåller endast specifika behandlingar för barn- och ungdomsförvaltningen. Kommungemensamma behandlingar finns alltså inte med i detta register.

I enlighet med EU förordningen GDPR ska ett register finnas över alla personuppgiftsbehandlingar hos respektive personuppgiftsansvarig. Personuppgiftsansvarig är barn- och ungdomsnämnden.

Du har rätt att få ut information om de uppgifter vi har om dig, för att begära rättelse, överföring eller för att begära att vi begränsar behandlingen, för att göra invändningar eller begära radering av dina uppgifter. Detta gör du enklast genom att kontakta oss och vårt dataskyddsombud.

Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten Länk till annan webbplats..

Behandlingsregister – förskola, skola, grundsärskola och fritidshem

Avvikelserapportering

Ändamålet med behandligen: Behandlingen är nödvändig för att kunna genomföra en systematik kring vad som avviker, vad orsaken är och förebygga att liknande händelser uppstår i framtiden. Att kvaliteten i verksamheten och patientsäkerheten systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Vid riskperson, risk för vårdskada och vårdskada kan leda till Lex Maria tages kontakt tages med Inspektionen för vård och omsorg (IVO).

Kategorier av registrerade i registret:
Anställda, elever, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, personnummer, videoklipp, omdömen, information som omfattas av sekretess/tystnadsplikt, hälsoinformation. 

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Anställd kan ge information om annan anställd eller elev. Information kan hämtas från andra förvaltningar.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, inspektionen för vård och omsorg (IVO).

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller

internationell organisation

Rättslig förpliktelse

Sparas i tio år

Nej

Barn och elevers utveckling mot målen

Ändamålet med behandligen: Behandlingen är nödvändig utifrån att det är styrt från skollagen. För att alla barn och elever ska ges den ledning och stimulans som de behöver i sitt lärande och sin personliga utveckling.

Innehåller: särskild bedömning av elevers kunskapsutveckling, betygsättning, uppföljning av stöd, extra anpassningar, utredning av behov av särskilt stöd, beslut om åtgärdsprogram, beslut om särskild undervisningsgrupp eller enskild undervisning och anpassad studiegång.

Kategorier av registrerade i registret:
Elever, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, foto, användar-ID, personnumer, omdömen, prestationsmätningar, information som omfattas av sekretess/tystnadsplikt, etniskt ursprund, hälsoinformation

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Skatteverket.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR. Unikum unikt lärande AB.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intresse

Bevaras enligt

dokumenthanteringsplan

Nej

Centrala stödinsatser för elever

Ändamålet med behandligen: Behandlingen är nödvändig för att kunna hjälpa de elever som kräver extra stöd. Dokumentation av insats, att följa elevers utveckling stöd för hörselnedsättning och specialpedagogiskt stöd i idrott och hälsa motoriska bedömningar samt kompensatoriska hjälpmedel. Uppdrag att informera personal om elevens behov, dess konsekvenser och ge tips på anpassningar. Följer och dokumenterar barnet/ eleven genom förskola/ skola och överlämning till gymnasiet. Förskrivning, support, service planering och uppföljning av elev. Kontakt sker med mentor, elevhälsoteamet. Kontaktuppgifter till arbetstagarens anhöriga för att snabbt komma i kontakt vid en akutsituation.

Kategorier av registrerade i registret:
Elever, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, foto, videoklipp, personnummer, telefonnummer arbete, adress-arbete, e-postadress, mobiltelefon arbete, bostadsadress, telefonnummer privat, e-postadress privat, omdömen, prestationsmätningar, information som omfattas av sekretess/tysnadsplikt, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Remiss från Region Hallands på uppdrag från vårdnadshavare. Uppgifter om annan anhörig samlas in från berörd vårdnadshavare, vid behov av kontakt.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretess prövning samt tar hänsyn till GDPR. CompuGroup Medical Sweden AB - PMO, Unikum unikt lärande AB.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intrese

Gallring sker löpande
När elev slutat, flyttat eller avskrivs från insats. Uppdateras löpande.

Nej

Dokument för den politiska processen

Ändamålet med behandligen: Behandlingen är nödvändig då dokumenten tillhör en lagstadgad process enligt kommunallagen och förvaltningslagen. Det handlar om transparens ut mot medborgaren, ansvarsutkrävande, begäran om allmänna handlingar. Hanteras inom ramen för det politiska uppdraget.

Registreras om arvoden till invalda i nämnd samt personaladministrativa frågor för nämnden.

Kategorier av registrerade i registret:
Elever, Invånare, förtroendevalda, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, foto, födelsedatum, kontonummer, användar-ID, fastighetsbeteckning, diarienummer, personnummer, adress arbete, telefonnummer arbete, e-postadress arbete, mobiltelefon arbete, bostadsadress, telefonnummer privat, e-postadress privat, omdömen, information som omfattas av sekretess/tysnadsplikt, inkomst, politiska åsikter, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, till myndigheter förutsagt att vi är skyldiga att göra så eller på den registrerades begäran bland annat Region Halland, skolinspektionen och polismyndigheten. Utlämnande sker genom dialog, mejl och post. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretess prövning samt tar hänsyn till GDPR. Visma Consulting AB.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intrese

Bevaras i tio år och protokollet skickas sedan till kommunarkivet. Se dokumentshanteringsplanen.

Ja

Enkäter kvalitetsarbete

Ändamålet med behandligen: Behandling är nödvändig för att kunna följa upp kvaliteten på förvaltningens verksamheter så att nämnden ska kunna tillgodose elevers rätt till kvalitetssäkrad utbildning.

Kategorier av registrerade i registret:
Elever.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, IP-adress, användar-ID, klass, skola, e-postadress arbete, omdömen.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR. Artisan Globan Media (artologik Survey&Report).

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intrese

Se dokumenthanteringsplanen.

Nej

Inhämta kontaktuppgifter om barn, elever, vårdnadshavare och samtycke för publicering av bilder och skolfotografering

Ändamålet med behandligen: Behandling av personuppgifter är nödvändig för att fortbilda pedagoger i förskola och grundskola inom områden som mekanik, elektronik, CAD, 3D, programmering med mera. Behandlingen av personuppgifter brukas till grund av olika registreringar exempelvis vid mässa, utlåning av materia, fortbildningsinsatser och tekniknätverk. KomTek har en intern supportfunktion för barn- och ungdomsförvaltningen.

Kategorier av registrerade i registret:
Elever, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, foto, årskurs, videoklipp, ljudinspelningar, personnummer, telefonnummer privat, e-postadress privat, information som omfattas av sekretess eller tysnadsplikt.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, vid projekt skulle det exempelvis kunna vara med en annan skola barnens personuppgifter delges. IST.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Samtycke. Uppgift av allmänt intresse

Fem år eller vid inaktualitet, avslutat projekt. Uppdateras kontinuerligt.

Ja

Inhämta uppgifter om barn och elevers allergier

Ändamålet med behandligen: Behandlingen är nödvändig för att säkerställa rätt kost och arbets-/skolmiljö för barn och elever. Eleverna ska utan kostnad ha tillgång till böcker och andra lärverktyg som behövs för en tidsenlig utbildning samt erbjudas näringsriktig skolmåltid. Barn- och ungdomsförvaltningen behöver ta hänsyn till barn och elever hälsa utifrån allergi och specialkost.

Kategorier av registrerade i registret:
Elever, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, personnummer, e-postadress privat, information som omfattas av sekretess eller tysnadsplikt, etniskt ursprung, religiös eller filosofisk övertygelse, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, IST.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intresse

Fem år eller vid inaktualitet. Uppdateras kontinuerligt.

Nej

Kamerabevakning

Ändamålet med behandligen: Säkra trygghet och studiero.
Förebyggande av kränkningar och förebyggande av brand. Varje kamera har antagits med eget särskilt syfte (se riskbedömning). Varje kamera får då enbart bruka filmmaterialet för det syftet.
Kamerabevakning blir först aktuell när övriga åtgärder inte gett önskvärd effekt i enlighet med rutiner.

Kategorier av registrerade i registret:
Anställda, besökare, elever.

Personuppgifter som behandlas:
Foto, filmning, information som omfattas av sekretess eller tysnadsplikt, uppgifter om brott.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, i samband med utredning kan information lämnas till polisen.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intresse

Materialet gallras per automatik efter två veckor.

Nej

Klagomål och synpunkter

Ändamålet med behandligen: Behandlingen är nödvändig då huvudman har en skylldighet att ha skriftliga rutiner för att ta emot och utreda klagomål mot utbildningen. Behandling av personuppgifter krävs för att följa upp och eftersträva kvalitet och inflytande.

Kategorier av registrerade i registret:
Anställda, elever, invånare, förtroendevalda, vårdandshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Personuppgifter kan förekomma, inget vi kräver av invånare att lämna vid hanterandet av synpunkt eller klagomål, kan vara helt anonymt.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Invånare som delger personuppgifter rörande sig själv eller annan person. 

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretess prövning samt tar hänsyn till GDPR. Kan komma att delges med annan myndighet förutsagt att det är nödvändigt exempelvis polis. Visma Consulting AB; Artvise.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Rättslig förpliktelse

Bevaras

Nej

Lokaluthyrning skola

Ändamålet med behandligen: Uthyrning av skollokaler på kvällstid och helger till externa föreningar eller företag. Behandling är nödvändig för kontakt och fakturering.

Kategorier av registrerade i registret:
Kunder, vårdandshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, kundnummer, personnummer; adress arbete, telefonnummer arbete, e-postadress arbete, mobiltelefon arbete, bostadsadress, telefonnummer privat, e-postadress privat.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretess prövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Avtal

Gallras vartannat år

Nej

Nyckellistor, taggar och datorer

Ändamålet med behandligen: Behandlingen är nödvändig för att kunna ge anställda de verktyg de behöver för att kunna utföra sina uppdrag. Behövs för att kunna få tag på rätt anställd som besitter enskild arbetstagg och dator. Gäller även för nyckellistor för Gården Ön.
Är en kontroll över vilka anställda som fått dator, tagg och nyckel.
Personuppgifter behandlas i samband med utbyte och uppgradering av datorer för IT service där varje dator har ett eget serienummer. Använder serienummer för datorer vid förlust eller stöld.

Kategorier av registrerade i registret:
Anställda, kunder, vårdandshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Anhöriga inhämtas från anställd.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Nej.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Avtal

Gallring sker terminvis, samt löpande vid nyanställningar och avslutad tjänst.

Nej

Placering i förskola och fritidshem

Ändamålet med behandligen: Behandlingen är nödvändig för att erbjuda förskola eller fritidshem till barn och elever.

1. Med hänsyn till föräldrarnas förvärvsarbete, studier eller om barnet eller eleven har ett eget behov på grund av familjens situation i övrigt.

2. För förskolan ingår att tillgodose barn, vars föräldrar är arbetslösa eller föräldralediga.

3. Erbjuda barn och elever med fysiska, psykiska eller andra skäl som behöver särskilt stöd i sin utveckling i form av förskola eller fritidshem.
Ett barn ska erbjudas en plats i förskola så nära barnets eget hem som möjligt, skälig hänsyn ska tas till barnet och vårdnadshavares önskemål. Behandlingen är likväl nödvändig för att säkerställa att avgiften för förskola och fritidshem ska vara korrekt.

Kategorier av registrerade i registret:
Elever, vårdandshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, födelsedatum, kundnummer, uppgift om anledning till plats - föräldralediga, studerande, arbetande, personnummer, telefonnummer arbete, mobiltelefon arbete, bostadsadress, telefonnummer privat, e-postadress privat, information som omfattas av sekretess eller tysnadsplikt, inkomst, etniskt ursprung, religiös, filosofisk övertygelse, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Skatteverket och migrationsverket.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, Statistiska centralbyrån, It-service, Unikum, IST, SiteVision. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretess prövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intresse

Se dokumenthanteringsplan. Gallras vid inaktualitet.

Nej

Rätt till utbildning för asylsökande

Ändamålet med behandligen: Registrering och placering för asylsökande elever som inte har skolplikt men som erbjuds undervisning.

Kategorier av registrerade i registret:
Elever, andra, vårdandshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, födelsedatum, LMA -dossiernummer, bostadsadress, telefonnummer privat, e-postadress privat, etniskt ursprung.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, IST. Statistiska centralbyrån på uppdrag av Skolverket.

Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR. Se personuppgiftsbiträde.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intresse

Gallring enligt dokumenthanteringsplanen, bevaras och därefter skickas till kommunarkivet.

Nej

Samverkansprotokoll

Ändamålet med behandligen: Samverkansprotokoll innehållande minnesanteckningar och information om vad som beslutats på samverkansmötet. Dessa sparas för att se vad som beslutats och sagts under mötena. Det är viktigt för kommande möten och för att kunna referera till vid senare tillfällen. Målet är att uppnå en verksamhets anpassad samverkan som ger delaktighet och inflytande. Det ger förutsättningar för att åstadkomma en väl fungerande lokal samverkan. Det finns en skyldighet från arbetsgivarens sida att ha dessa möten enligt samverkansavtalet. Används för att kunna göra uppföljningar av beslut är det viktigt att veta vem som ansvarar för ärendet.

Kategorier av registrerade i registret:
Anställda, elever, invånare, vårdandshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, medlemskap i fackförening.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Vid området arbetsmiljö kan der talas om elev, mycket sker anonymt. Finns en liten möjlighet att andra än den registrerade själv nämns.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: ja, vid behov lämnas till fackorganisation. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretess prövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intresse

Gallras vid inaktualitet efter två år. Om det ej innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten, då bevaras det i tio år därefter levereras dokumentet till kommunarkivet.

Nej

Dokumentation för skolhälsovårdsjournal

Ändamålet med behandligen: Dokumentation av insats. Tillgodose patientens behov av kontinuitet och säkerhet i vården. Allmänna krav på hälso- sjukvårdens dokumentation är att det ska finnas en journal för varje patient, krav att det ska föras patientjournal. Syftet med att föra en patientjournal är i första hand att bidra till en säker och god vård för patienten. En patientjournal också är en informationskälla för: patienten, uppföljning och utveckling av varsamheten, tillsyn och rättsliga krav, uppgiftsskyldighet enligt lag, samt forskning. Vid genomförd hälso- och sjukvårdsinsats dokumenteras insatsen i journal för att vårdförloppet ska kunna följas. De förs främst i digital form, men de barn som går i skola på fristående verksamhet journalförs i pappersjournal.

Enstaka delar av journalen förs i pappersform istället för i elektronisk journal, dessa är testprotokoll som skyddas av sekretess. Berör skolhälsovård, logoped och psykolog. Elever med skyddad identitet hanteras via pappersjournal, övriga elever hanteras i digitaljournal.

Kategorier av registrerade i registret:
Anställda, elever, andra, vårdandshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, LMA-nummer, personnummer, bostadsadress, telefonnummer privat, e-postadress privat, omdömen, information som omfattas av sekretess eller tysnadsplikt, etniskt ursprung, hälsoinformation, uppgifter om brott.

Källor där uppgifterna hämtas: Andra än den registrerade. Skatteverket - PMO och Region verksamhet (Barnhälsovård).

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, inspektionen för vård och omsorg (IVO) sker enligt sekretesskrav. Nationella vaccinationsregistret Sker automatiskt eller manuellt (skyddad identitet). Vid begäran kan kopia av journalen lämnas till andra vårdgivare eller vissa myndigheter. I de flesta fall krävs vårdnadshavarens samtycke för att dessa ska ske. Vid behov för överlämnande av journal behöver detta hanteras på ett korrekt säkert sätt. Vid utlämnande till kommunarkivet skapas ett överföringskvitto som gallras efter tre år. Med starka organisatoriska rutiner över hur överlämnandet går till innefattas flerfaktorsautentisering i PMO med siths-kort och behörighetsbegränsning. Starka krav på organisatoriska rutiner innehållande sekretess hantering. Journalen är ett arbetsredskap och informationskälla till patient och andra. CompuGroup Medical Sweden AB - PMO.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intresse

Arbetsmaterial gallras när upprättat dokument färdigställs. Kommunalaskolor jornalförs i PMO som bevaras, friståendesskolors jornaler bevaras i fyisktarkiv.

Nej


Skolplikt Barn- och ungdomspsykiatrin, skola och Sjukhusskolan

Ändamålet med behandligen: Behandlingen är nödvändig för att kunna sätta hälsan i relation till möjlig kunskapsinhämtning. Barn och ungdoms psykiatrin skola och Sjukhusskolans syfte är att ge eleven kontinuitet i lärandet, anpassa undervisningen efter elevens individuella behov och hälsotillstånd. Ge trygghet och bidra till elevens tillfrisknande, samt minska elevens och vårdnadshavarens oro inför fortsatt skolgång.

Kategorier av registrerade i registret:
Elever, vårdandshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, skola, kön, personnummer, omdömen, prestationsmätningar, information som omfattas av sekretess eller tysnadsplikt, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Från PMO.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Nej.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intresse

Gallras vart annat år.

Nej

Skolplikt för elever med tillfälliga personuppgifter

Ändamålet med behandligen: Behandlingen är nödvändig då elever har ett berättigat krav på placering vid en skolenhet nära hemmet. En elev ska placeras vid den skolenhet vårdnadshavare önskar om det inte medför att annan elev som bor nära skolan inte får plats. Vårdnadshavare har ansvar för att eleven fullgör sin skolplikt. Hemkommunen ansvarar för att eleven får sin utbildning tillgodosedd. Kommunen har ett ansvar att bevaka att detta efterlevs. Avvikanden dokumenteras. Huvudmannen har skyldighet att följa elevers närvaro och frånvaro, vid frånvaro som kan bli problematisk ska utredning genomföras för att ta reda på orsak. Åtgärder vidtas för att alla elever ska få sin utbildning tillgodosedd. Skolplikt och rätt till utbildning är styrt från skollagen. Alla elever ska ges den ledning och stimulans de behöver i sitt lärande och sin personliga utveckling. Uppgifter om placerade elever med skyddad identitet ska behandlas med stor sekretess, därav tillfälligt personnummer. Nyanlända elever utan svenskt personnummer blir tilldelade ett tillfälligt personnummer liknande elever med skyddade personuppgifter.

Kategorier av registrerade i registret:
Elever.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, användar-ID, personnummer, etniskt ursprung, Religiös eller filosofisk övertygelse, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Andra än den registrerade. Familjehem, socialsekreterare eller kvinnojouren, skatteverket och migrationsverket.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR. IST, Unikum unikt lärande AB.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intresse

Gallring enligt dokumenthanteringsplanen. Bevaras till kommunarkivet, sekretesshandlingar stämplas.

Nej

Skolplikt placering i grundsärskola

Ändamålet med behandligen: Behandling är nödvändig för att utreda målgruppstillhörighet för elev och för att huvudman ska ta beslut om rätt skolform. Utredning och beslut inför mottagande.

Kategorier av registrerade i registret:
Anställda, elever; andra, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, diarienummer, personnummer, mobiltelefon arbete, bostadsadress, telefonnummer privat, omdömen, prestationsmätningar, information som omfattas av sekretess eller tysnadsplikt, etniskt ursprung, hälsoinformation, sexualliv eller sexuell läggning, genetiska uppgifter, uppgifter om brott.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Psykolog- och läkarutlåtanden från Region Halland och andra Regioner. Utredningar från andra kommuner för redan mottagna elever i grundsärskolan inkommer när elev är nyinflyttad.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, CompuGroup Medical Sweden AB - PMO, Visma Consulting AB.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intresse

Upprättat dokument bevaras i ciceron och elevakt. Kopior på utredningar, samtycken och beslut finns i arkivskåp på administration. Arbetsmaterial gallras kontinuerligt.

Nej

Skolplikt placering i förskoleklass och grundskola

Ändamålet med behandligen: Behandlingen är nödvändig då elever har ett berättigat krav på placering vid en skolenhet nära hemmet. En elev ska placeras vid den skolenhet vårdnadshavare önskar om det inte medför att annan elev som bor nära skolan inte får plats. Vårdnadshavare har ansvar för att eleven fullgör sin skolplikt. Hemkommunen ansvarar för att eleven få sin utbildning tillgodosedd. Kommunen har ett ansvar att bevaka att detta efterlevs. Avvikanden dokumenteras. Huvudmannen har en skyldighet att följa elevers närvaro och frånvaro, vid frånvaro som kan bli problematisk ska utredning genomföras för att ta reda på orsak. Åtgärder vidtas för att alla elever ska få sin utbildning tillgodosedd. Skolplikt och rätt till utbildning styrt från skollagen.

Kategorier av registrerade i registret:
Elever, andra, vårdandshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, födelsedatum, användar-ID, fastighetsbeteckning, diarienummer, personnummer, bostadsadress, telefonnummer privat, e-postadress privat, omdömen, information som omfattas av sekretess eller tysnadsplikt, etniskt ursprung, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Skatteverket och Migrationsverket.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR. Statistiska centralbyrån, It-service, IST, Nova Software AB, Unikum unikt lärande AB.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intresse

Gallring enligt dokumenthanteringsplanen, skickas till kommunarkivet. Elevens dagliga närvaro och frånvaro gallras fem år efter avslutad skolgång.

Nej

Skolskjuts

Ändamålet med behandligen: Vårdnadshavare ansöker om skolskjuts för att kunna fullfölja skolplikt för elever. Personuppgifter behandlas för att kunna handlägga skolskjutsärenden i kommande hantering (busskort, skolbuss, taxi). Pröva och tillgodose elevers rätt till skolskjuts.

Kategorier av registrerade i registret:
Elever, vårdandshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, personnummer, bostadsadress, telefonnummer privat, e-postadress privat, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, Hallandstrafiken, Visma. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretess prövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intresse

Se dokumenthanteringsplan. Beslut gallras i Abou efter ett och ett halvt år. Beslut bevaras i Ciceron som sedan skickas till kommunarkivet.

Nej

Sommarpärm, sommarsammanslagning

Ändamålet med behandligen: Behandlingen är nödvändig då förvaltningen har under sommaren sammanslagning med verksamheter då det är få barn i verksamheterna. Sommarpärmen är till för att säkerhetsställa barn och elevers behov kopplat till trygghet och hälsa. I pärmarna förekommer barnkort som innehåller kontaktinformation till vårdnadshavare, allergi och specialkost kopplat till berört barn eller elev för den verksamhet som mottar barnet eller eleven. Låses in manuellt och sparas endast under din tid barnet är i verksamheten.

Kategorier av registrerade i registret:
Elever, andra, vårdandshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, yrke, telefonnummer privat, e-postadress privat, information som omfattas av sekretess eller tysnadsplikt, ras eller etniskt ursprung, Religiös eller filosofisk övertygelse, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Nej.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intresse

Gallras årsvis, hålls korrekt och uppdaterat.

Nej

Statistik för förskola, grundskola och fritidshem

Ändamålet med behandligen: Behandling är nödvändig för att kunna ta fram och analysera statistik på enhet eller grupp och individnivå för att kunna säkerhetsställa kvalité i utbildningen. Används för att kunna planera och följa upp undervisning i förskola, skola och fritidshem.

Kategorier av registrerade i registret:
Elever, andra, vårdandshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, fakturanummer, fastighetsbeteckning, kön, personnummer, prestationsmätningar, information som omfattas av sekretess eller tysnadsplikt, inkomst, etniskt ursprung.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Skatteverket.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, lämnar till Statistiska centralbyrån (SCB) på begäran av skolverket. Digitalt via filöverföring i SCB:s portal. IST.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intresse

Vid inaktuallitet enligt dokumenthanteringsplan.

Nej

Statliga satsningar

Ändamålet med behandligen: Behandlingen är nödvändig för att kunna skapa ett underlag för att söka statliga medel för kostnader kopplat till de rådande statliga satsningarna. Detta för att efterleva att bidrag nyttjas på korrekt sätt. Används också för ekonomisk uppföljning.

Kategorier av registrerade i registret:
Anställda, elever.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, födelsedatum, LMA- dossiernummer, personnummer, adress arbete, e-postadress arbete, omdömen, prestationsmätningar, information som omfattas av sekretess eller tysnadsplikt, inkomst, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Andra än den registrerade. Inhämtas från Skolverket och skatteverket, folkbokföringen.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, Migrationsverket, CHI Heroma, IST. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR. 

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Myndighetsutövning

Uppdateras efter två år för att kunna säkerhetsställa äktheten i uppgifterna för året jämförelsevis med tidigare år. För likvärdig och korrekt behandling av uppgifterna. Se dokumenthanteringplan.

Nej

Stödinsatser av tilläggsbelopp, bidrag ersättning för elever i friståendeverksamhet – ansökan och beslut

Ändamålet med behandligen: Behandlingen om personuppgifter är nödvändiga för att kunna tillgodose de elever som behöver omfattande behov av stöd vid skola. Sker uppföljning för att säkerhetsställa att rätt beslut är fattat.

Kategorier av registrerade i registret:
anställda, elever, vårdandshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, diarienummer, personnummer, adress arbete, telefonnummer arbete, e-postadress arbete, mobiltelefon arbete, bostadsadress, telefonnummer privat, e-postadress privat, omdömen, prestationsmätningar, information som omfattas av sekretess eller tysnadsplikt, etniskt ursprung, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv, Region Halland, från fristående förskolor och skolor.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR. Visma Consultinh AB.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intresse

Besluten arkiveras och bevaras efter slutförd grundskola.

Nej

Tillståndsgivning och tillsyn för fristående förskoleverksamhet och pedagogisk omsorg

Ändamålet med behandligen: Behandling är nödvändig då det är en kontroll av den fristående verksamheten som en enskild huvudman avser att bedriva. För att se om verksamheten uppfyller de krav som krävs för fristående verksamhet. Etableringskontrollen ska genomföras innan utbildningen startar. Tillsyn är en granskning och sker löpande för att kunna synliggöra att fristående skolor efterföljer de lagar och regler som krävs för skolverksamheterna.

Kategorier av registrerade i registret:
Andra.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, diarienummer, kompetens registreras, personnummer, adress arbete, telefonnummer arbete, e-postadress arbete, mobiltelefon arbete, uppgifter om brott.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Polismyndigheten - registerkontroll.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, Skolinspektionen, Visma Consulting AB. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR. 

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intresse

Uppgifterna uppdateras om så är nödvändigt, bevaras.

Nej

Trygghet, studiero och motverka kränkande behandling

Ändamålet med behandligen: Behandlingen är nödvändig utifrån barns och elever rätt att tillgodoses trygghet och studiero samt motverkandet av kränkande behandling, utifrån att det är styrt från skollagen. Innehåller beslut om trygghet och studiero: utvisningar ur undervisningens lokaler, kvarsittning, utredning om störande ordning, skriftliga varningar, tillfällig omplacering, tillfällig annan skolenhet, omhändertagande av föremål, avsägning; yttranden från elev och vårdnadshavare inför avstängning. Innehåller beslut om kränkande behandling: anmälningar, utredningar och vidtagande av åtgärder.

Kategorier av registrerade i registret:
Elever, andra, vårdandshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, diarienummer personnummer, omdömen, information som omfattas av sekretess eller tysnadsplikt, etniskt ursprung, politiska åsikter; religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, hälsoinformation, sexualliv eller sexuell läggning, ippgifter om brott.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Uppgifter kan komma från barn, elever, vårdnadshavare eller anställd på förskola eller skola som inte handlar om den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretess prövning samt tar hänsyn till GDPR. Socialförvaltningen ska informeras om beslut om avstängning. Visma. 

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intresse

Bevaras i enligt med dokumenthanteringsplanen.

Nej

Verksamhetsförlagd utbildning lärarstudenter

Ändamålet med behandligen: Behandling av uppgifter om lärarstudenter ger en överskådlig bild av placeringar som utförs terminsvis, samt underlag för framtidsplaceringar per enhet för planering och uppföljning. Behandling används vidare för arvoden och ersättning. Kontaktuppgifter behandlas för att kunna informera lärarstudenter för att de ska kunna fullfölja sina uppdrag samt följa upp inom kompetensförsörjningen (HR). Kan exempelvis röra sig om inbjudningar till områdets dagar, elevkvällar, informationsträffar och så vidare. Insamlandet av belastningsregister och sekretessblankett för att säkerhetskälla en likvärdig hantering inom förvaltningen i enlighet med Skollagen. Behandlingen underlättar för anställningar under utbildningstiden.

Kategorier av registrerade i registret:
Elever.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, personnummer, telefonnummer arbete, e-postadress arbete, mobiltelefon arbete, bostadsadress, telefonnummer privat, e-postadress privat, information som omfattas av sekretess eller tysnadsplikt, religiös eller filosofisk övertygelse, hälsoinformation, uppgifter om brott.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Andra än den registrerade.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, avtal Högskolan i Halmstad och Borås Högskola rektorer och handledare. I undantagsfall med övriga lärosäten om placering görs utanför våra löpande avtal. Exempelvis Malmö Högskola, Uppsala Universitet, Kristianstad Högskola, Linne Universitetet och Kalmar Högskola. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Avtal

Allmänt intresse

I nuläget är register grallrat med en fem års intervall. Efter avslutad insats gallras somliga uppgifter, gallras fortlöpande efter att studenter examinerats. Se dokumenthanteringsplan

Nej

Verksamhetsförlagd utbildning för specialiststuderande sköterskor

Ändamålet med behandligen: Behandling är nödvändig för att erbjuda verksamhets förlagd utbildning. Sjuksköterskor studenter kan under sin specialistutbildning tillsammans med handledare reflektera och fördjupa sina kunskaper.

Kategorier av registrerade i registret:
Anställda, elever.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, personnummer, telefonnummer privat, e-postadress privat, uppgifter om brott.

Källor där uppgifterna hämtas: Andra än den registrerade. Högskolan i Halmstad lämnar uppgifter till hemvårdsförvaltningen i Halmstad som lämnar uppgifterna till Medicinsk elevhälsa BUF.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, hemvårdförvaltningen och utbildning och arbetsmarknadsförvaltningen. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR. Se personuppgiftsbiträde

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intresse

Uppgifter gallras efter att studenten är klar med sin VFU i verksamheten. Vid dokumentation i elevs journal kommer studentens namn att bevaras.

Nej

Vårdnadshavare med speciella ekonomiska omständigheter

Ändamålet med behandligen: Behandling är nödvändig för att kunna:

  • tillgodose kundernas önskemål om speciell hantering av skulder
  • fördela pengar till kunderna
  • kunna hantera begäran om avgiftsbefrielser
  • kunna ta beslut om vårdnadshavare ska stängas av från barnomsorgen

Kategorier av registrerade i registret: Elever, andra, vårdandshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, kundnummer, kontonummer, fakturanummer, OCR-nummer, personnummer, bostadsadress, telefonnummer privat, e-postadress privat, inkomst.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Skatteverket.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, Unit4; Visma Consulting AB. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Myndighetsutövning


Allmänt intresse

Amorteringsplan gallras efter två år, avgiftsbefrielser gallras efter tio år i enlighet med dokumenthanteringsplan.

Nej

Yttranden till myndigheter

Ändamålet med behandligen: Ändamålet med behandlingen är att ge utredandemyndighet verksamhetens bild av anmäld händelse. Blir underlag för deras beslut.

Kategorier av registrerade i registret:
Anställda, elever, andra, vårdandshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, foto, födelsedatum, diarienummer, personnummer, telefonnummer arbete, e-postadress arbete, mobiltelefon arbete, bostadsadress, telefonnummer privat, e-postadress privat, omdömen, prestationsmätningar, Information som omfattas av sekretess eller tysnadsplikt, etniskt ursprung, religiös eller filosofisk övertygelse, hälsoinformation, sexualliv eller sexuell läggning, uppgifter om brott.

Källor där uppgifterna hämtas: Andra än den registrerade. Kommer från olika myndigheter exempelvis skolinspektionen och domstolar.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, den myndighet som utreder ärendet exempelvis: domstol och skolinspektionen med flera. Visma Consultning AB Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretess prövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intresse

Bevaras

Nej

Behandlingsregister – Halmstads kulturskola och KomTek

Fritidsverksamhet KomTek

Ändamålet med behandligen: Behandling av personuppgifter är nödvändig för att kunna organisera och erbjudna kurser och aktiviteter som fritidskurser och lovaktiviteter. Personuppgiftsbehandling sker vid registrering av elev, godkännande av bilddokumentation samt vid fakturering.

Kategorier av registrerade i registret:
Anställda, besökare, invånare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, foto, fakturanummer, personnummer, mobiltelefon arbete, bostadsadress, telefonnummer privat, e-postadress privat, omdömen endast för praoelever - ibland avpersonifierat, religiös eller filosofisk övertygelse, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Kan förekomma egen registrering om deltagaren är myndig. Övrig information kommer från vårdnadshavaren.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, SiteVision.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Samtycke

Underlag från kurserna sparas i cirka sex månader. Eftersom utskick av fakturor kan ta lång tid att genomföra och för att kunna säkerställa att allt är korrekt fakturerat sparas uppgifterna om deltagare tills alla eventuella invändningar mot en faktura är avklarade. Därefter rensas både deltagarlistor, faktureringsunderlag, e-postbekräftelser och databasen i Sitevision där anmälningarna hämtas ifrån.

Nej

Förskoleverksamhet och grundskoleverksamhet KomTek

Ändamålet med behandligen: Behandling av personuppgifter är nödvändig för att fortbilda pedagoger i förskola och grundskola inom områden som mekanik, elektronik, CAD, 3D, programmering med mera. Behandlingen av personuppgifter brukas till grund av olika registreringar exempelvis vid mässa, utlåning av materia, fortbildningsinsatser och tekniknätverk. KomTek har en intern supportfunktion för barn- och ungdomsförvaltningen.

Kategorier av registrerade i registret:
Anställda, besökare, elever, andra.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, ansvarskod, klass, skola, adress arbete, telefonnummer arbete, e-postadress arbete, mobiltelefon arbete.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretess prövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intresse

Uppdateras kontinuerligt gallras vid inaktualitet.

Nej

Praoadministration KomTek

Ändamålet med behandligen: Behandlingen är nödvändig utifrån att det är styrt från skollagen. Barn- och ungdomsförvaltningen ansvarar för att praktisk arbetslivsorientering (prao) anordnas för alla elever under sammanlagt minst tio dagar från och med årskurs 8. Syftet med prao är att eleverna ska få kunskaper om arbetslivet inför kommande studie- och yrkesval. Personuppgifter behandlas till grund av olika registreringar. Detta för att inneha en fungerande kontakt och skapa schemaläggning för elever på arbetsplatsen (prao).

Kategorier av registrerade i registret: Anställda, besökare, elever, andra.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, klass, skola, personnummer, adress arbete, telefonnummer arbete, e-postadress arbete, mobiltelefon arbete, bostadsadress, telefonnummer privat, e-postadress privat, omdömen för praoelever - ibland avpersonifierat, Religiös eller filosofisk övertygelse, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR. Göteborgsregionens kommunalförbund.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Allmänt intresse

Fysiska praoavtal inkommer till praosamordnare, gallras efter avslutad praovecka. Vissa avtal sparas max tre månader för kontakt av arbetsgivare inför framtida samarbeten. Det används ett praoförmedlingsverktyg där uppgifter om arbetsgivare och elever lagras under läsåret, elevens uppgifter försvinner efter läsåret. Arbetsgivarens uppgifter finns kvar för fortsatt samarbetet under nästa period. Skulle ett företag inte vilja vara med, plockas de bort från databasen.

Nej

Instrumentutlåningsdokumentation Kulturskolan

Ändamålet med behandligen: Behandlingen är nödvändig för att säkerställa rätt kost och arbets- och skolmiljö för barn och elever. Eleverna ska utan kostnad ha tillgång till böcker och andra lärverktyg som behövs för en tidsenlig utbildning samt erbjudas näringsriktig skolmåltid. Barn- och ungdomsförvaltningen behöver ta hänsyn till barn och elever hälsa utifrån allergi och specialkost.

Kategorier av registrerade i registret:
Anställda, elever, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, personnummer, mobiltelefon arbete, bostadsadress, telefonnummer privat.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, IST.

Rättslig grund, gallring, tredje land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Avtal

Vid inaktualitet, när eleven har slutat eller byter instrument. När försäkringsärenden är klara, gallras dessa. Uppdateras kontinuerligt.

Nej

Kontrakt med kulturaktörer Kulturskolan

Ändamålet med behandligen: Behandlingen handlar om att avtal skrivs för att kunna säkerställa information/uppgifter från båda parter. För att upprätthålla kontrakt och säkerställandet av att det följs.

Kategorier av registrerade i registret:
Anställda, kunder, leverantörer.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, ansvarskod, fakturanummer, personnummer, adress arbete, telefonnummer arbete, e-postadress arbete, mobiltelefon arbete.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, information kan delges kommunalt, vid upphandlingsavtal. Region Halland kan behöva information om avtal, för underlag av bidrag.

Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretess prövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund, gallring, tredjel land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Avtal

Tre år. Följer dokumenthanteringsplanen.

Nej

Registrering av barn och elever med skyddade personuppgifter Kulturskolan

Ändamålet med behandligen: Behandling är nödvändig utifrån att vårdnadshavare ska få en plats för deras barn på Kulturskolan enligt deras önskemål. Behandling används för att pedagog ska kunna komma i kontakt med berörd för information om kurs och Kulturskolan. Används likväl som underlag för faktura behandling. Uppgifter om placerade barn och elever med skyddad identitet ska behandlas med stor sekretess och korrekthet.

Kategorier av registrerade i registret:
Elever, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, personnummer, bostadsadress, telefonnummer privat, e-postadress privat, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, IST.

Rättslig grund, gallring, tredjel land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Samtycke

Gallring enligt dokumenthanteringsplanen. Bevaras till kommunarkivet, handlingar sekretess stämplas.

Nej

Registrering och kontaktuppgifter för elever och vårdnadshavare Kulturskolan

Ändamålet med behandligen: Behandling är nödvändig för att elev ska kunna ansöka till kurser eller aktivitet enligt elev och vårdnadshavares önskemål. Används som underlag för faktura behandling.
Personuppgifter behöver behandlas för att pedagog ska kunna komma i kontakt med elev eller vårdnadshavare vid behov av information för den registrerade.

Exempelvis för elev eller räkningsmottagare, information lärarfrånvaro, inställd lektion, erbjudande av plats, påminnelser och allmän kursinformation till berörd.

Kategorier av registrerade i registret:
Elever, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, personnummer, bostadsadress, telefonnummer privat, e-postadress privat, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Vårdnadshavare.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
: Ja, IST. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretess prövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund, gallring, tredjel land eller organisation

Rättslig grund

Gallring

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation

Samtycke

I nuläget finns ingen välfungerande gallringsrutin.

Nej