Så här ser vägen till beslut ut

Så här hanteras ett ärende från dess uppkomst till arkivering.

Demokrati är att informera, argumentera, utreda och till slut besluta, i enighet eller genom majoritet. Det innebär att ett ärendes väg till beslut i kommunen kan ta tid. Varje år tas flera tusen beslut inom kommunen.

Majoriteten av ärenden har tjänsteperson fått rätt, delegation, att besluta på egen hand. Andra ärenden kan vara komplicerade och vålla politisk debatt vilket kan göra att beslutsprocessen tar flera år. Oavsett storleken på ärendet är den formella gången den samma och ärendet kan följas i diariet.

Ärendet kommer in och startas

Ett ärende kan vara en skrivelse från någon myndighet, ett företag, en privatperson, någon tjänsteman eller från någon annan nämnd eller bolagsstyrelse inom staden. Det kan till exempel vara en remiss, en utredning eller en detaljplan.

Ärendet registreras

Ärendet registreras (diarieförs) och får ett unikt diarienummer samt stämplas med ankomstdatum. Diarienumret används för att hålla reda på respektive ärende, underlätta sökning och för att allmänheten ska kunna se vilka ärenden som kommit in.

Ärendet bereds

Beredning innebär att ett underlag för beslut tas fram. Vid behov tar tjänstepersonen in synpunkter kring ärendet från andra berörda verksamheter genom en remiss. I enklare ärenden kan tjänstemannen själv fatta beslut och i andra ärenden tar tjänstemannen fram ett underlag till politikerna och skriver ett förslag till beslut. Det framgår av respektive nämnds regler (delegationsordning) vad tjänstemän får fatta beslut om.

Sammanträde, beslut och protokoll

När underlaget är färdigt tar den politiska nämnden ett beslut. Protokollet justeras och finns tillgängligt i respektive nämnds diarium.

Vid större frågor kan ärendet behöva gå vidare från nämnden till en högre politisk instans för ett beslut av till exempel kommunfullmäktige. Mer information om ett ärendets gång till kommunfullmäktige.

Expediering och genomförande

När beslut har fattats i ärendet expedieras (översänds) beslutet till berörda.

Ärendet avslutas och arkiveras

Ärendet kan sedan avslutas och arkiveras. Tjänstemän får i uppdrag att genomföra beslutet.