Hantering av person­uppgifter – utbildnings- och arbetsmarknads­nämnden

Nämnden är personuppgiftsansvarig för utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens verksamheter, till exempel gymnasieskola, vuxenutbildning, Kommunvux, daglig verksamhet, ekonomiskt bistånd och arbetsmarknadsinsatser.

Exempel på personuppgifter

Arbetsmarknadsinsatser för arbetslösa och sommarjobb

För att kunna ge arbetsmarknadsinsatser för arbetslösa och sommarjobb för ungdomar behandlar arbetsmarknadsenheten personuppgifter om deltagaren. Personuppgifterna behandlas som ett led i myndighetsutövning och uppgifter av allmänt intresse.

Arbetsmarknadsenheten behandlar personuppgifter så som namn, personnummer, adress och telefonnummer, underlag inför arbetsmarknadsinsatser, personaladministrativa uppgifter (till exempel anställningsavtal, närvarorapporter och underlag för löneutbetalning) samt dokumentation av insatserna. Uppgifterna sparas och gallras utifrån utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens dokumenthanteringsplan.

Personuppgifterna kan komma att delas med den arbetsgivare där arbetsmarknadsinsatsen sker och med samverkansparter.

Daglig verksamhet

Inom daglig verksamhet behandlas personuppgifter så som till exempel namn, personnummer, adress och telefonnummer. Verksamheterna behandlar även känsliga uppgifter, framför allt uppgifter om hälsa, utveckling och det som är av vikt i genomförandeplanen. Syftet med en sådan behandling är att kunna ge dig rätt till stöd och insatser.

Personuppgifter används också för uppföljning, utvärdering och kvalitetssäkring. Verksamheterna hanterar dina personuppgifter i enlighet med gällande lagar samt kommunens egna riktlinjer för dataskydd.

Ekonomiskt Bistånd

Inom ekonomiskt bistånd behandlas personuppgifter så som till exempel namn, personnummer, adress och telefonnummer. Även känsliga uppgifter behandlas, framför allt uppgifter om hälsa. Syftet med en sådan behandling är att kunna ge dig rätt till stöd och insatser.

Alla som får ekonomiskt bistånd sparas i ett dataregister, det så kallade socialregistret. Där finns uppgifter om ditt personnummer, civilstånd, antal familjemedlemmar, utgifter och inkomster samt hur mycket ekonomiskt bistånd som du har fått.

Din handläggare gör också anteckningar i din personakt under den tid du får ekonomiskt bistånd. Anteckningarna rör de besök du gör hos din handläggare, planering samt kontakter med andra myndigheter. Du har rätt att läsa dessa anteckningar men uppgifterna skyddas av sekretess. Det innebär att andra inte får läsa dem.

Personuppgifter används också för uppföljning, utvärdering och kvalitetssäkring. Hanteringen har stöd i lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten (2001:454).

Dina uppgifter kommer att sparas i fem år efter det att ditt ärende är avslutat hos oss, förutom om du är född dag 5, 15 eller 25. Då sparas dina uppgifter avidentifierat i forskningssyfte. I vissa fall kan vi vara skyldiga enligt lag att lämna ut dina personuppgifter till annan myndighet.

Gymnasieskola, vuxenutbildning

Inom gymnasieskolan och vuxenutbildningen behandlas personuppgifter så som till exempel namn, personnummer, adress och telefonnummer. Även integritetskänsliga uppgifter behandlas, framför allt uppgifter om bedömningar, frånvaro och betyg. Också information om hälsa hanteras inom skolan. Syftet med en sådan behandling är att kunna ge dig möjlighet till en bra skolgång och att du får rätt stöd och insatser.

Gymnasieskolan och vuxenutbildningen använder även personuppgifter för uppföljning, utvärdering och kvalitetssäkring. Hanteringen av dessa uppgifter har stöd i skollagen.

Insamling av personuppgifter

De flesta personuppgifter som utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen behandlar får de från dig själv när du ansöker om en plats i gymnasiet eller vuxenutbildningen, en arbetsmarknadsåtgärd, ekonomiskt bistånd eller en plats inom daglig verksamhet.

Det händer även att uppgifter fås från andra myndigheter så som andra kommuner, förvaltningar eller polisen.

För att ha en beredskap vid en olycka eller kris har förvaltningen även kontaktuppgifter till anhöriga för en del brukare och anställda.

Behandling av dina personuppgifter

Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen värnar om din integritet och strävar efter att personuppgifter alltid hanteras på bästa sätt enligt gällande lagar samt kommunens egna riktlinjer.

Alla anställda inom Halmstads kommun arbetar under en sekretesslagstiftning som innebär att man endast hanterar de personer som man har rätt att hantera och att man inte får röja vad man fått veta om enskildas personliga förhållanden.

Personuppgifter om dig eller dig som vårdnadshavare behandlas som grundprincip endast så länge det är nödvändigt. Dina uppgifter raderas enligt gällande lagstiftning. Det innebär att uppgifterna kommer att sparas under olika lång tid beroende på vad uppgifterna gäller och vad lagen säger.

Rättslig grund för behandling av personuppgifter

Din integritet skyddas av dataskyddsförordningen som ställer krav på att kommunen ska ha en rättslig grund för behandling av personuppgifter.

Inom utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens verksamheter behandlas personuppgifter främst utifrån:

  • Allmänt intresse
  • Myndighetsutövning
  • Rättslig förpliktelse
  • Avtal
  • I vissa fall behövs samtycke för behandling av personuppgifter, exempel på detta är skolfotografering.

Lagar som främst tillämpas

  • Skollagen (2010:800)
  • Skolförordningen (2011:185)
  • Patientdatalagen (2014:821)
  • Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)
  • Lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten (2001:454)
  • Varje skolforms läroplan.

Personuppgifter till tredje part, personuppgiftsbiträde

De personuppgifter utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen behandlar om dig kommer i vissa fall delas med ett personuppgiftsbiträde (PUB). Ett PUB är en fysisk eller juridisk person, myndighet eller institution eller annat organ som behandlar personuppgifter för förvaltningens räkning.

Det kan till exempel vara företag som levererar IT-system. Förvaltningen använder PUB för att kunna utföra sina tjänster och fullgöra sina skyldigheter gentemot dig.

Dina uppgifter kan komma att delas med en tredje part, i de fall förvaltningen är skyldig att göra så enligt lag.

Din rätt till information

Du har alltid rätt att få information om för vilket ändamål som dina egna, eller ditt barns, personuppgifter behandlas. Via e-tjänst kan du beställa ett registerutdrag som innehåller vilka personuppgifter kommunen behandlar om dig eller ditt barn.

Beställ registerutdrag

Personuppgiftsansvarig

Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter inom utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens verksamheter.

Det innebär att nämnden har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt.

Mer information om hantering av personuppgifter

På webbsidan om personuppgifter som gäller för hela Halmstads kommun kan du bland annat läsa mer om:

  • vad en personuppgift är
  • behandling av personuppgifter
  • vilka som kan se dina uppgifter
  • dina rättigheter som registrerad

Frågor eller synpunkter

Du har rätt att begära rättelse, begränsning av behandling, överföring, göra invändningar eller begära radering av dina uppgifter.