Läsplatta och e-post
Kommunen lånar ut läsplatta som ett arbetsverktyg till dig som förtroendevald samt ger dig tillgång till en kommunal e-postadress. Läsplattan och e-posten är personliga och ska endast användas i ditt politiska uppdrag, inte i privat syfte. Du får låna läsplattan under den tid ditt förtroendeuppdrag pågår. Via läsplattan kan du bland annat ta del av digitala politiska handlingar.
Uthämtning av teknisk utrustning
Du som förtroendevald ansvarar själv för att hämta ut din tekniska utrustning när du fått ett uppdrag.
Utrustningen består av:
- Läsplatta + laddkabel
- Fordral med tangentbord + laddkabel
Du hämtar utrustningen hos IT-service, Torsgatan 1. Du ansvarar själv för att boka tid hos dem via telefon 035-13 80 00. När du bokar, meddela att du är förtroendevald och ska hämta ut en ny läsplatta.
Ta med legitimation och mobilt BankID när du ska hämta utrustningen. I samband med att du tar emot din läsplatta ska du även godkänna en sekretess- och ansvarsförbindelse. Det kan ta upptill 30 minuter för att hämta utrustningen, så tänk på det när du bokar in det i din kalender.
IT-service ansvarar för att läsplattan är grundinstallerad med mobilt bredband, uppkopplad mot kommunens wifi och innehåller appar som är nödvändiga för att kunna genomföra ditt uppdrag.
Kompletterande utrustning för ordförande
Om du är ordförande i nämnd eller bolag erbjuds du också mobiltelefon. Du har även möjlighet att välja mellan att låna en läsplatta eller en dator.
Du beställer mobiltelefon och eventuell dator, genom att kontakta administration@halmstad.se.
Vanliga frågor och svar om läsplattan
Hur använder jag min tekniska utrustning på ett säkert sätt?
För att skydda informationen och dess värden är det viktigt att du använder din tekniska utrustning på ett enhetligt, kontrollerat och säkert sätt. För att kunna göra detta måste du känna till de krav som ställs på dig som IT-användare i kommunen.
I den avtalsförbindelse som du skriver på när du får din läsplatta förbinder du dig att gå en introduktionsutbildning. I denna får du den kunskap som du behöver för att hantera din tekniska utrustning och informationen på ett säkert sätt.
Tips
- Lämna inte utrustning obevakad i olåsta utrymmen.
- Lås utrustningen när du lämnar den.
- Visa eller diskutera inte känslig information på offentlig plats, ex tåg, buss eller offentliga utrymmen.
- Förvara utrustning och känslig information på ett säkert sätt, även i bostaden.
- Låt inte anhöriga eller vänner använda den kommunala utrustningen.
- Undvika öppna och offentliga wifi-nätverk.
- Se till att utrustningen uppdateras enligt IT-services instruktioner.
- Kontrollera alltid att du angett rätt e-postadress i mottagarfältet innan du skickar iväg ett mejl.
Vart vänder jag mig med tekniska problem för läsplatta och mobil?
Om du har tekniska problem med din läsplatta eller din kommunala mobil, ta kontakt med IT-service på telefon 035-13 80 00.
Vilka appar får jag ladda ned på läsplattan?
Du kan endast ladda ned appar som du hittar via Företagsportalen. Genväg till Företagsportalen hittar du som en ikon på din läsplatta. Tänk på att endast ladda ned appar som är relevanta för ditt förtroendeuppdrag.
Vad gör jag om läsplattan har hängt sig?
Gör en omstart av läsplattan genom att hålla inne ”av/på”-knappen och hem-knappen samtidigt. Håll inne knapparna tills du ser Apple-loggan. Logga in på nytt igen.
Varför laddar inte läsplattan när jag sätter i laddaren?
Om din läsplatta inte laddar när du sätter i kabeln, prova följande:
- Gör en omstart av plattan, se ”Vad gör jag om min läsplatta har hängt sig?”
- Se till att läsplattan är uppdaterad
- Kontrollera om läsplattan fungerar med en annan laddare (funkar detta är det fel på laddaren)
- Läsplattan behöver in för service/batteri-byte, vänligen kontakta IT-service.
Varför tar batteriet i läsplattan slut så snabbt?
Det kan finnas flera anledningar till att batteriet tar slut snabbt:
- Har du på bluetooth-enheter, GPS eller wifi så går det åt en del batteri. Tänk på att stänga ner dessa när de inte används.
- Ljusstyrkan på din läsplatta är en batteritjuv.
- Batteriet är gammalt. Batterier tenderar att bli sämre på att lagra energi över tid och användning. Kontakta IT-service för byte av batteri.
När behöver jag uppdatera läsplattan?
Den förtroendevalda är ansvarig för att läsplattan uppdateras enligt anvisningar från Halmstads kommun. Uppdatera så snart du ser att det finns en ny uppdatering från Apple.
Vad gör jag om läsplattan går sönder eller skadas?
Den förtroendevalda ska vårda och förvara läsplattan säkert så att den inte förstörs. Vid behov av reparation ta kontakt med IT-service, telefon 035-13 80 00.
Undantag gäller skador på glas, där kontakt i första hand ska tas med kommunledningsförvaltningen via administration@halmstad.se
Vad gör jag om läsplattan blir stulen eller borttappad?
Den förtroendevalda ska vårda och förvara läsplattan säkert så att den inte förekommer. Särskilt hänsyn ska tas till att läsplattan är stöldbegärlig. Om läsplattan tappas bort eller stjäls eller misstänks ha utsatts för datavirus, ska IT-service omgående kontaktas på telefon 035-13 80 00. Efter kontakt med IT-service ska stulen eller borttappad läsplatta polisanmälas av den förtroendevalda. Först efter polisanmälan kan enheten spärras hos operatören och bli obrukbar.
Vad gör jag med läsplattan när jag slutar mitt förtroendeuppdrag?
Om du inte har några uppdrag i kommunen så ska du omgående lämna tillbaka läsplattan inklusive tillbehör till IT-service.
Vad gör jag om lagringsutrymmet på läsplattan är fullt?
Din läsplatta har begränsat lagringsutrymme. Var noga med att inte spara ned information lokalt på läsplattan i onödan. Har du behov att lagra information finns det möjlighet att göra det via molntjänsten OneDrive. Observera att inga uppgifter som omfattas av sekretess får lagras i molntjänsten. Personuppgifter får inte heller lagras i molntjänsten med undantag från namn, telefonnummer, adress, e-post och fastighetsbeteckning.
Vad gör jag om jag misstänker en IT-incident?
Skulle du råka ut för en IT-incident som riskerar säkerheten ska du omgående kontakta IT-service. Exempelvis om du misstänker att ditt lösenord har avslöjats, du har klickat på en misstänkt länk eller viktig information verkar ha förlorats eller ändrats.
Om du upptäckt en incident som kan innebära att personuppgifter blir åtkomliga för eller spridits till någon obehörig, ändrats eller raderats, ska du rapportera detta.
Var kan jag lära mig mer om Teams?
På kommunens intranätet finns guider och informationer kring Teams:
Multifaktorautentisering (MFA)
Du som förtroendevald i Halmstads kommun har fått en multifaktorautentisering (MFA) förinstallerad på din läsplatta. Funktionen finns för att göra Halmstads kommuns IT-miljö säkrare och undvika IT-attacker. Denna funktion börjar gälla från den 31 maj 2023.
Befinner du dig i Halmstads kommuns nätverk behöver du inte använda MFA. Är du utanför kommunens nätverk behöver din identitet bekräftas med MFA. Du behöver identifiera dig med MFA för att komma åt allt i Office 365, det vill säga din e-post i Outlook, Teams och OneDrive.
Guide för hur du autentiserar dig med Authenticator via Outlook
Pdf, 1.1 MB.
Har du problem att identifiera dig med MFA efter den 31 maj, vänligen kontakta IT-service på:
035‑13 80 00
E-post
När du börjar ditt uppdrag får du en kommunal e-postadress. Halmstads kommun skickar endast information till din kommunala e-postadress. Det är också din kommunala e-postadress vi lämnar ut om det är någon invånare som vill ta kontakt med dig. Det ingår i ditt uppdrag som förtroendevald att hålla dig informerad. Det är därför viktigt att du löpande öppnar och läser din kommunala e-post.
Tänk på att regelbundet radera e-post, det vill säga handlingar som redan har diarieförts eller som inte är allmänna. Tänk på att inte skicka känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter eller annan konfidentiell information med e-post. Var extra observant innan du klickar på länkar eller bilagor i e-post. Den kommunala e-postadressen ska du endast använda inom ramen för ditt uppdrag, inte i privat syfte.
Användarnamn och lösenord
Din kommunala e-postadress är också ditt användarnamn i kommunen och behövs för att logga in i exempelvis Assistenten och kommunens trådlösa nät. Till användarnamnet hör ett lösenord som du själv bestämmer. Detta skapas i samband med att du får tillgång till din läsplatta.
Lösenordet är personligt och ingen annan ska känna till det.
Intranät
På Halmstads kommuns intranät hittar du information som kan vara bra för dig som förtroendevald att känna till: