Så bokar du en idrotts- eller fritids­anläggning

Behöver du boka en anläggning åt din idrottsförening? Vill du hyra en gymnastiksal till ett barnkalas eller ett LAN? Här får du veta hur du gör. Du kan också se hur kommunen prioriterar mellan olika önskemål.

Föreningar som uppfyller kraven på nolltaxa får önska tider som fördelas av kommunen, innan bokningschemat släpps för säsongen. Övriga tillgängliga tider bokar du genom webbokningen.

Nytt! Föreningar ska ha en ansvarsförsäkring

Nytt för hösten 2021 är att föreningar som bokar lokal måste ha en ansvarsförsäkring som täcker eventuella skador eller olyckor i den hyrda anläggningen. Även som privatperson bör du ha en försäkring.

Begränsningar på grund av coronaviruset

Det går att hyra kommunens idrotts- och fritidsanläggningar samt mötes- och konferenslokaler.

För att minska risken för smittspridningen ligger ett stort ansvar på föreningar och andra aktörer att följa föreskrifter, allmänna råd och följa utvecklingen och eventuella förändringar i restriktionerna. Informera era medlemmar och ledare om att:

  • Stanna hemma vid minsta symptom.
  • Det är okej att stanna hemma om man är orolig, eller har personer i sin närhet som är i riskgrupp. Inga barn och unga ska känna att de måste delta.

Omklädningsrum får nyttjas i samband med träning och tävling. Dock är det fortsatt viktigt att undvika trängsel och hålla avstånd.

Fram till 29 september är det fortsatt begränsningar i max antal besökare för matcher, tävlingar och evenemang. Maxantalet beror på om det genomförs inomhus eller utomhus, samt om publiken har anvisade sittplatser eller ej. Folkhälsomyndigheten har sammanställt vad som gäller i en tabell här:

Hitta lämplig lokal eller anläggning

Så hittar du en lämplig lokal eller anläggning

I bokningssystemet kan du söka på till exempel "kalas" eller "innebandy" för att få förslag på lämpliga lokaler. Är du ute efter en idrottshall eller gymnastiksal kan du även jämföra dem här:

Behöver du hjälp med att hitta en lämplig föreningslokal eller anläggning kan du kontakta kommunen. Det är i första hand för föreningar med bidragsberättigad barn- och ungdomsverksamhet som kan få hjälp.

Önska eller boka tid

Getingebadet och Furulundsbadet har egen bokning, övriga anläggningar bokar du här:

Önska säsongstid eller boka en tid

Så fördelas tiderna

Säsongsbokningarna har förtur och de enskilda tiderna blir tillgängliga efter att säsongsbokningarna är klara. Kommunen har rätt att bryta ett abonnemang för ett annat arrangemang enligt prioriteringsordningen som teknik- och fritidsnämnden har fastställt, se nedan. I det fallet kan inte föreningen kan inte kräva en ersättningslokal.

Träningsverksamhet

Med detta menas gymnastiksalar, idrottshallar, ishallar, idrottsplatser, isbana och övriga idrotts- och fritidsanläggningar. Kommunen tar hänsyn till:

  • Inomhuslokaler hyrs i första hand ut till idrottsföreningar som är anslutna till Riksidrottsförbundet (RF) och som har en naturlig inomhusverksamhet.
  • Utomhusanläggningar hyrs i första hand ut till idrottsföreningar som är anslutna till RF och har en naturlig utomhusverksamhet.
  • Verksamheter som har krav på fullstora idrottshallar har företräde före annan verksamhet i stora hallar.
  • Utrustningen i gymnastiksalarna och idrottshallarna styr verksamheternas lokalisering.
  • Föreningens geografiska läge ska beaktas när det är möjligt.
  • Ungdomsmatcher, klubbmästerskap eller motsvarande ska i huvudsak genomföras inom ramen för föreningens tilldelade träningstider.
  • Större arrangemang, tävling, match och dylikt bryter all träningstid.
  • För Halmstad Arena och Örjans vall gäller specifik prioritetsordning, se längre ner.

Prioriteringsordning vid fördelning av träningstider

  1. Svensk elitverksamhet i föreningsregi riktad till vuxna
  2. Verksamhet i föreningsregi riktad till barn- och ungdomar
  3. Verksamhet i föreningsregi riktad till vuxna
  4. Organiserad korpverksamhet
  5. Föreningar utöver idrott
  6. Företag och privatpersoner
  7. Utomkommunal verksamhet

Arrangemang, tävlingar, matcher och liknande i publika idrottsanläggningar

Detta avser RF-anslutna idrottsföreningar i idrottshallar och idrottsanläggningar med publikplatser.

  1. SM-tävlingar och internationella tävlingar för seniorer och vuxna.
  2. Match eller tävling i föreningsregi riktad till vuxna – svensk elitverksamhet.
  3. Match eller tävling i föreningsregi riktad till vuxna och som ingår i någon form av serie- eller cupsystem på riks- eller distriktsnivå.
  4. Match eller tävling i föreningsregi riktad till ungdomar och som ingår i någon form av serie- eller cupsystem på riks- eller distriktsnivå, till exempel ungdoms-SM, riksmästerskap.
  5. Uppvisningar inom idrotten.
  6. Övriga arrangemang inom idrotten inklusive förbundsarrangemang.
  7. Match eller tävling i föreningsregi riktad till ungdomar som ingår i någon form av serie- eller cupsystem.
  8. Match eller tävling i föreningsregi riktad till vuxna som ingår i någon form av serie- eller cupsystem.
  9. Övrig verksamhet. Eftersom till exempel musik- och teaterarrangemang ibland kan behöva publikplatser i idrottshallarna kommer dessa arrangemang att hanteras från fall till fall.

Arenor

Örjans valls A-plan

  1. Internationella tävlingsmatcher i fotboll.
  2. Allsvenska fotbollsmatcher.
  3. Musik eller liknande evenemang av betydelse för att uppnå vision och mål.
  4. Därefter gäller ordinarie prioriteringsordning.

Halmstad Arena (A1, A2, B1, C1 och ishall)

  1. Musik, konvent, internationella idrottsevenemang eller annat evenemang av betydelse för att nå vision och mål.
  2. Därefter gäller ordinarie prioriteringsordning.

Lägerverksamhet i idrottshallar och gymnastiksalar

Endast övernattning

Lägerverksamhet bryter inte befintlig bokad träningstid.

Daglig aktivitet

Denna lägerverksamhet räknas som större arrangemang och går före befintlig bokad träningstid, men inte bokad matchtid.

Avbokningar och ändringar

Avboka en tid

Avboka övriga tider

För att avboka en tid, e-posta:

Om kommunen behöver avboka

I de fall kommunen inte kan hyra ut en anläggning under avtalad tid, på grund av omständigheter som kommunen inte råder över, gäller inte avtalet. Exempel på sådana omständigheter:

  • Skadegörelse
  • Väderförhållanden som orsakar uttorkade eller vattenskadade gräsplaner
  • Bevattningsförbud som gör att bassänger inte får fyllas med vatten

I dessa fall har du inte rätt att kräva någon ersättning från kommunen för avbokningen.

Regler och praktiska frågor

Ni får endast använda idrottslokalerna under tiden som ni har bokat. Omklädningsrummen är tillgängliga 30 minuter före och 30 minuter efter.

Föreningens ordförande ansvarar för att hålla samtliga ledare och deltagare informerade om de regler som gäller. Om föreningen inte följer gällande ordningsregler kan föreningen bli avstängd från anläggningen.

Detta ingår i din bokning

När du hyr en idrottshall eller gymnastiksal ingår den utrustning som finns tillgänglig i hallen eller salen. Undantaget är undervisningsmaterial som tillhör skolorna som finns inlåst i skolornas egna förråd. När du bokar, var tydlig med vad för verksamhet du ska ha i hallen eller salen och vilken utrustning du behöver ha tillgång till. I webbokningen kan du se vilka verksamheter som passar i vilken idrottsanläggning.

Du kan låna idrottsutrustning som klubbor och bollar kostnadsfritt på Fritidsbanken.

Egen utrustning

I gymnastiksalar och idrottshallar är det inte tillåtet att använda klister vid handbollsspel. Detta gäller inte så kallade klisterhallar.

Det är inte tillåtet att använda utomhusskor eller skor som ger skador eller märken på golvet.

Kommunen ansvarar inte för kläder eller andra tillhörigheter som förvaras i lokalerna.

Passerkod och nycklar

Passerkod

Vid bokningstillfället får du som bokar en passerkod till entrén. Denna kod är endast till för ledaren och får inte lämnas ut till deltagarna. Vid varje bokningstillfälle tilldelar ledaren istället sina deltagare en gruppkod, vilket du gör så här:

  1. Tryck in passerkoden
  2. Tryck *
  3. Tryck in en gruppkod som du väljer själv
  4. Avsluta med *

Exempel: 1111*1234*, där 1111 är passerkoden och 1234 är gruppkoden.

Hämta nycklar och taggar

Nycklar och taggar hämtar du i receptionen på Halmstad Arena Bad. Du ska lämna tillbaka dem direkt efter hyrestidens slut. Gör du inte det debiteras du med 250 kr per nyckel eller tagg.

Du kan hämta nycklar och taggar under Halmstad Arena Bads öppettiderlänk till annan webbplats.

Om du inte kommer in i gymnastikhallen eller idrottssalen

  1. Kontrollera att du har en bokad tid i webbokningen.
  2. Kontrollera den fyrsiffriga koden som du fick vid med bokningsbekräftelsen. Koden använder du för inpassage i lokalen. Koden gäller 30 minuter innan en bokad träningstid och 60 minuter innan bokad matchtid.

Om du fortfarande inte kommer in, kan ett tekniskt fel ha uppstått. Om detta inträffar, ring SOS alarm på telefonnummer 035‑13 67 70 och be att få prata med fastighetskontorets beredskap för att få hjälp med att komma in i lokalen.

Observera! Om du kontaktar SOS alarm utan att först ha säkerställt att det finns en bokning samt att koden stämmer, och det visar sig att du som kund eller förening har gjort fel, kommer utryckningen att faktureras dig som hyresgäst.

Håll ordning i och runt lokalen

Idrottslokalen hyrs ut i befintligt skick och ansvarig ledare måste vara närvarande under den pågående hyrestiden. Denna person ska vara först på plats och den sista som lämnar. Ledaren ansvarar för att belysningen är släckt, alla kranar och fönster är stängda och att alla dörrar är låsta när ni lämnar idrottslokalen.

Parkering på eventuell skolgård är inte tillåten.

Hundar eller andra husdjur får inte vistas i kommunala idrottshallar och gymnastiksalar.

Drog- och alkoholförtäring är inte tillåten i lokalerna. Föreningen ser till att tobakslagen följs under den tid som lokalen hyrs.

Ytterdörrarna ska vara stängda. Obehöriga kan annars ta sig in i lokalerna och ytterdörren kan skadas av kraftig vind eller nederbörd.

Trygghet och säkerhet under er bokning

Kommunen har det övergripande ansvaret att anläggningen är säker ur brandskyddssynpunkt. Du som hyresgäst har även enligt lag ansvar för att verksamheten sker på ett säkert sätt ur brandskyddssynpunkt:

  • Informera dig om utrymningsvägar och se till att de inte blockeras.
  • Tänk igenom hur en eventuell utrymning ska ske.
  • Ta reda på var släckutrustning finns och hur den fungerar.

Föreningen ansvarar ur arbetsmiljö- och säkerhetssynpunkt för det material som ni själva äger och använder.

Försäkring

Föreningar

Föreningar som hyr en kommunal idrotts- och fritidsanläggning är skyldig att ha en giltig ansvarsförsäkring som omfattar eventuella skador på anläggningen.

Om din förening är ansluten till Riksidrottsförbundet (RF) har ni automatiskt en ansvarsförsäkring som omfattar hyrda anläggningar. Föreningar som inte är anslutna till RF ska ha en giltig ansvarsförsäkring uppladdad i föreningsregistret innan hyrestidens början.

Privata hyresgäster

Se över att din privata försäkring täcker eventuella skador eller olyckor i hyrd anläggning.

Felanmälan – om något inte fungerar eller går sönder

Du som är ledare ska omgående rapportera trasiga redskap, material och oordning på felanmälan eller 035-13 70 00.

Vid oaktsamhet är föreningen ersättningsskyldig.

Städning

Ni ska lämna idrottslokalen i ursprungligt skick. Grovstäda alla utrymmen, det vill säga plocka upp pappershanddukar, snus och liknande. Om ni lämnar lokalen i ett skick som kräver extra städning, debiteras föreningen för extra städkostnader.

Plogning av konstgräsplaner vid snö

Kommunens plogtraktorer prioriterar i första hand framkomlighet på gator och vägar vid snöfall. Det finns också en risk att konstgräsgranulat sprids i naturen vid plogning, vilket inte får hända enligt krav från miljömyndigheterna. Därför måste kommunen vara försiktig med att ploga konstgräs.

Om kommunen bedömer att snön kommer att smälta bort inom några dagar prioriteras inte plogning av konstgräsplaner.

Elitverksamhet prioriteras när det gäller plogning av konstgräsplanerna. Matcher för elitverksamhet hänvisas huvudsakligen till Skedelaheds IP.