Halmstad förenklar upphandlingar och öppnar dörren för fler företag

Halmstads kommun fortsätter arbetet med att förenkla upphandlingsprocessen för det lokala näringslivet. Med tydligare mallar, bättre omvärldsbevakning och nya verktyg för att hitta kommande upphandlingar hoppas kommunen sänka trösklarna – och samtidigt öka dialogen med företagen.

Upphandlingar uppfattas ibland som krångliga, inte minst eftersom de styrs av omfattande lagstiftning. Och förutom krav som kommer från lagen kan kommunala målsättningar påverka kravställningen. Exempelvis inom miljömässig eller social hållbarhet. Där finns det tydliga mål från politiskt håll.

– Vi vill arbeta med antikrångel tillsammans med näringslivet. Gör kommunen det på egen hand finns risken att vi missar viktiga perspektiv. Ett företag kan se ett miljökrav som en onödig belastning, medan ett annat har investerat stort i att uppfylla just det kravet, säger Jens Otterdahl Holm, ekonomidirektör i Halmstads kommun.

Vill riva missuppfattningar

Ett problem är att företag ibland missar formella detaljer som gör att deras anbud inte kan antas. Inte sällan beror det på missuppfattningen att kommunen inte får ha kontakt med företag under pågående upphandling.

– Många tror att vi måste vara helt tysta under processen, men så är det inte. Det finns många möjligheter till dialog för att reda ut oklarheter under processen, säger Charlotte Johansson Modig, upphandlingschef i Halmstads kommun.

Uppdelade upphandlingar ska ge fler chansen

För att fler – även mindre företag – ska ha möjlighet att lämna anbud och för att främja konkurrens kan kommunens dela upp större upphandlingsområden i mindre delar. Exempel finns inom livsmedel, konsulter, kläder med flera.

Förenklade texter och bättre överblick

Under de senaste åren har kommunen förenklat språk och struktur i sina upphandlingstexter. Nyligen lanserades även en förbättrad funktion på Halmstad.se där det är lätt att se vilka upphandlingar som är på gång.

Man ser också över sina arbetssätt.

– Som beställare vill vi alltid bli bättre på omvärldsbevakning. Tjänster och produkter utvecklas hela tiden och utbudet blir större. Där vill vi vara mer aktiva och uppdaterade, säger Charlotte Johansson Modig.

Efterlyser fler möten med företag

Både Jens Otterdahl Holm och Charlotte Johansson Modig betonar att kommunen vill höja kunskapen om upphandling i näringslivet.

– Vi kommer gärna ut till företagen och berättar mer om hur upphandling fungerar. Och vi samarbetar gärna med lokala näringslivsföreningar. Hör av er! Det handlar inte bara om att vinna upphandlingar i Halmstad – bättre kunskap gör också att företagen kan konkurrera i andra kommuner, säger Jens Otterdahl Holm.

• Pågående och planerade upphandlingar