Digital medarbetare löste svår knäckfråga

Avancerad robotprogrammering löste nyligen en svår knäckfråga för Halmstads kommun. Hemvårdsförvaltningen ska byta vård- och omsorgssystem den 1 maj och inför detta behövde uppgifter om 4 200 kunders biståndsinsatser föras över till det nya systemet på säkert sätt. Det verkade först behövas sju heltidsanställda i ett år för att genomföra uppdraget ...

Fyra personer på rad.

En mödosam och mycket noggrann planering gjordes av det här gänget inför överflyttningen av uppgifter. Från vänster: Åsa Rane, Jonas Rådström, Erja Matsson och Josef Stenberg.

I stället gjorde kommunens hemvårdsförvaltning och IT-service ett utvecklingsarbete som nu följs med stort intresse av andra kommuner.

Bakgrunden till knäckfrågan är att det vård- och omsorgssystem, Magna Cura som använts av hemvårdsförvaltningen sedan 1990-talet, har blivit föråldrat. Det ersätts nu av Lifecare Vård och Omsorg.

Höga krav på exakthet och perfektion

Inför övergången behövdes en flytt av de tio tusentals uppgifter som finns om varje kund och om deras hemtjänst, trygghetslarm, matdistribution med mera. Kraven på exakthet och perfektion var höga. Om uppgifterna kom i oordning skulle ju kunden drabbas.

Valet stod mellan att göra flytten manuellt, anställa och lära upp extrapersonal, eller att ta hjälp av digital teknik. Men roboten – den digitala medarbetaren – som Halmstads kommun har sedan tre år tillbaka, kunde den möjligen fixa överföringen?

Roboten gjorde jobbet på sex dygn

Jodå, det kunde den. I stället för de 4 700 timmar som extrapersonalen hade behövt arbetade roboten i sex dygn. Sedan var det klart. Och dessutom rätt:

– Vår digitala medarbetare är expert på att göra enkla repetitiva arbetsuppgifter snabbt. Den gör dessutom alla uppgifter helt perfekt – om bara regler och programmering har gjorts rätt. Kvaliteten på överföringen av uppgifter blev därför högre jämfört med om arbetet hade gjorts manuellt och den mänskliga faktorn funnits med i bilden, säger Lars Nilsander, verksamhetschef på IT-service.

Motsvarar 1,7 miljoner kronor i personalkostnad

De 4 700 arbetstimmar som hade behövts för att göra en manuell överföring motsvarar ungefär 1,7 miljoner kronor i personalkostnad. Priset för roboten stannade på 162 000 kronor.

En nyckel till framgången var samarbete och ett tvärprofessionellt team bildades tidigt. I detta fanns biståndshandläggare och utvecklingsledare från hemvårdsförvaltningen och utvecklare från IT-service, och senare också från Halmstadföretaget PS Provider.

– Att registrera in en kunds uppgifter från start till beställning, exempelvis hemtjänst, kan innehålla över hundra moment som ska matas in. Vi hade 4 200 kunder, vars uppgifter skulle överföras, berättar Erja Mattson.

Kartlade vartenda registreringsmoment

Hon och kollegorna Josef Stenberg och Åsa Rane kartlade tillsammans med utvecklingsledare Jonas Rådström vartenda registreringsmoment och i vilken ordning uppgifterna från dessa behövde överföras för att allt skulle bli korrekt i nya systemet. Ett mycket stort antal varianter och kombinationer fanns.

Till svårigheterna hörde också att de båda systemen ”talar olika språk”. En stor mängd begrepp behövde därför översättas för att uppgifterna skulle matas in rätt i nya systemet.

Inget fick bli fel – då drabbas kunden

– Det svåra var att lära roboten alla om och men. Den behövde veta vad den skulle göra med exakt allt typer av data. Inga uppgifter fick bli över eller hamna fel – alla inmatade uppgifter gällde ju kunders ärenden, säger Jonas Rådström, utvecklingsledare på hemvårdsförvaltningen.

I ett första, lite trevande, försök blev det just uppgifter över, men vid andra försöket funkade det fint. Nu finns alla uppgifter i Lifecare Vård och Omsorg, redo att börja användas den 1 maj.

Brutit ny mark i Kommunsverige

Flera andra kommuner runt om i landet gör motsvarande byte av administrativa system, visar biståndshandläggarnas rundringning. Men ingen verkar hittills ha använt RPA, robotiserad processautomation (det är så det kallas), för överflyttning av uppgifter på det här sättet.

– Resultaten från Halmstads kommun, som ligger långt framme när det gäller robotisering, följs med stort intresse. Vi har tagit vara på digitaliseringens möjligheter och brutit ny mark, säger Gabriela Arvidsson, myndighetschef.