Styrelse för Hallands Hamnar Halmstad AB

Organisationsnummer 556008-5374

1 §
Bolagets företagsnamn är Hallands Hamnar Halmstad AB.

2 §
Styrelsen ska ha sitt säte i Halmstad.

3 §
Det kommunala ändamålet med bolagets verksamhet är att tillhandahålla hamnanläggningar samt utföra hamn-, sjöfarts- och logistikrelaterade tjänster. Bolaget ska följa de kommunalrättsliga principerna i 2 kap kommunallagen, såvida inte lag eller rättspraxis för viss verksamhet eller åtgärd anger undantag.

4 §
Bolaget ska bereda kommunfullmäktige i Halmstad möjlighet att ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt fattas.

5 §
Aktiekapitalet ska vara lägst 5 000 000 och högst 20 000 000 kronor.

6 §
Antalet aktier ska vara lägst 50 000 och högst 200 000 stycken.

7 §
Styrelsen ska bestå av lägst tre och högst fem styrelseledamöter. Styrelsen utses av kommunfullmäktige i Halmstads kommun för tiden från årsstämman som följer närmast efter det att val till kommunfullmäktige förrättats intill slutet av den årsstämma som följer efter nästa val till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige utser vidare ordförande och vice ordförande.

8 §
För granskning av bolagets årsredovisning och bokföring samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses av bolagsstämman en auktoriserad revisor. Kommunfullmäktige i Halmstads kommun ska utse en lekmannarevisor och en lekmannarevisorssuppleant. Deras uppdrag gäller till slutet av den årsstämma som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet.

9 §
Bolagets räkenskapsår ska vara kalenderår.

10 §
Kallelse till bolagsstämma ska ske genom brev med posten eller med e-post, tidigast sex och senast två veckor före bolagsstämman.

11 §
Årsstämma ska hållas årligen inom fyra månader efter räkenskapssårets utgång.
På årsstämman skall följande ärenden behandlas:

1. Val av ordförande
2. Upprättande och godkännande av röstlängd
3. Val av en eller två justerare
4. Godkännande av dagordning
5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
6. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse, jämte
   lekmannarevisorns granskningsrapport
7. Beslut om
   a) fastställande av resultaträkningen och balansräkningen,
   b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen
   c) ansvarsfrihet åt styrelseledamöterna och verkställande direktören
8. Fastställande av arvoden åt styrelsen och revisorerna
9. Val av revisorer i förekommande fall
10. Anmälan av kommunfullmäktiges val av styrelseledamöter.
11. Anmälan av kommunfullmäktiges val av lekmannarevisor och suppleant för denne.
12. Annat ärende, som ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen

12 § Vid årsstämma får varje röstberättigad rösta för fulla antalet av honom/henne ägda och representerade aktier utan begränsning i röstetalet.

13 § Skulle mellan bolaget och styrelsen eller ledamot därav eller aktieägare uppkomma tvist, skall den avgöras av svensk domstol.

14 § Denna bolagsordning får inte ändras utan godkännande av kommunfullmäktige i Halmstads kommun.

Organisationsnummer 556008-5374

Inledning

Hallands Hamnar Halmstad AB ska tillsammans med kommunkoncernen bidra till att realisera Halmstads kommuns vision: Hemstaden, Kunskapsstaden och Upplevelsestaden och följa kommunens värdegrund.

Bolaget ansvarar för att dess verksamhet samordnas med övriga förvaltningar och bolag för att uppnå största möjliga kommunnytta.

Bolaget ska iaktta ett livscykelperspektiv och verka för en ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbar samhällsutveckling i Halmstads kommun som bidrar till att uppnå de globala målen i Agenda 2030.

Detta ägardirektiv gäller tillsammans med dokumentet Kommunfullmäktiges riktlinje för bolagsstyrning. Ägardirektivet är ett komplement till bolagsordningen.

Det kommunala ändamålet

Syftet med Hallands Hamnar Halmstad AB:s verksamhet är att tillhandahålla hamnanläggningar samt utföra hamn-, sjöfarts- och logistikrelaterade tjänster.

Bolagets verksamhet ska vila på affärsmässighet och en långsiktigt hållbar grund.

Uppdrag

Bolaget ska lossa och lasta fartyg, bil och järnväg samt magasinera kunders gods.

Bolaget ska arbeta för att Halmstad ska bli ett regionalt logistiskt centrum som knyter samman väg-, järnvägs- och sjötransporter i regionen.

Bolaget ska samverka med kommunen i syfte att skapa hållbar tillväxt och underlätta företagsetableringar i Halmstads kommun.
Bolaget ska samverka med kommunen, Högskolan och andra regionala aktörer i syfte att utveckla affärsmöjligheterna inom logistikområdet.

Ekonomi

Hallands Hamnar Halmstad AB:s avkastningskrav beaktar bolagets långsiktiga värdeskapande roll för Halmstads utveckling.

Avkastning
Bolaget ska sträva efter en genomsnittlig avkastning på totalt kapital motsvarande lägst 7,0 %. Det genomsnittliga värdet ska beräknas på de senaste fem åren.

Avkastning på totalt kapital för varje enskilt år definieras som:
Rörelseresultat + finansiella intäkter dividerat med medelvärdet av balans-omslutningen.

Det är summan av bolagets hela verksamhet som ska motsvara avkastningen. Bolaget kan ha differentierade avkastningsnivåer inom dess olika verksamhets-områden.

Koncernbidrag
Nivån på koncernbidrag fastställs av Halmstads Rådhus AB (HRAB) i samband med upprättande av årets koncernbokslut.

Finans och risk
Bolaget ska följa Halmstads kommuns finansiella riktlinjer och arbeta aktivt med att identifiera och minimera riskerna i verksamheten genom riskhantering och systematisk intern kontroll.

Säkerhet och krisberedskap

Bolaget ansvarar för strategisk och operativ förmåga avseende säkerhetskyddslagstiftningen samt att kontinuerligt bedriva samhällsviktig verksamhet och förmågan att hantera extraordinära händelser, i samverkan inom kommunkoncernen.

Bolaget ska medverka i kommunkoncernens verksamhet avseende totalförsvar.

Mål

Kommunfullmäktige beslutar om politiska inriktningar och konkretiserade mål. Bolaget ska själv definiera och i samverkan med kommunkoncernen bidra till uppfyllelsen av kommunens inriktningar och mål.

Rapportering och uppföljning

Rapportering till HRAB
Bolaget ansvarar för att till HRAB, enligt utfärdade instruktioner, lämna in:

• protokoll från styrelsesammanträden / bolagsstämmor
• rapportering av bolagets verksamhet, måluppfyllelse och ekonomi
• bolagets affärsplan
• bolagets strategiska plan, i förekommande fall
• bolagets årsredovisning
• bolagets revisionsberättelse / granskningsrapport och övriga revisionsrapporter
• underlag för sammanställning av koncernredovisning i HRAB och den sammanställda redovisningen i kommunen

Bolaget ska dessutom inlämna underlag till kommunen för beredning av kommunfullmäktiges planeringsdirektiv med budget samt planeringsanalys för de närmsta räkenskapsåren, enligt av kommunen utfärdade instruktioner som delges via HRAB.

Bolaget ska, i ett så tidigt skede som möjligt, informera HRAB om viktigare händelser och risker som påverkar eller kan komma att påverka bolagets anseende, ekonomi eller utveckling.

Rapportering till kommunstyrelsen
I bolagets förvaltningsberättelse ska uppgifter lämnas hur styrelsen och verkställande direktören anser att, det kommunala ändamålet med bolagets och koncernens verksamhet inom ramen för de kommunala befogenheterna har utförts och ägardirektiven förverkligats under året.
Kommunstyrelsen får från bolaget begära in de yttranden och upplysningar som behövs för att kommunstyrelsen ska kunna fullgöra sina uppgifter.

Beslut om ägardirektiv

Detta ägardirektiv ska, efter fullmäktiges godkännande, antas på bolagsstämma i bolaget.

§ 1 Företagsnamn

Aktiebolagets företagsnamn är Hallands Hamnar AB.

§ 2 Säte

Styrelsen ska ha sitt säte i Halland (län), Halmstad (kommun).

§ 3 Verksamhet

Aktiebolaget ska bedriva hamnverksamhet samt utföra hamn-, sjöfarts- och logistikrelaterade tjänster inom Hallands Hamnars verksamhetsområde.

§ 4 Ändamålet med bolagets verksamhet

Bolaget, som till lika delar ägs av Hallands Hamnar Halmstad AB och Hallands Hamnar Varberg AB, utgör ägarbolagens gemensamma driftbolag vars ändamål är att utveckla de bägge kommunernas hamnverksamheter till nytta för kommunerna som attraktiva platser att leva och verka i för människor och näringsliv.

Likvideras bolaget ska dess behållna tillgångar tillfalla ägarna.

§ 5 Inspektionsrätt

Kommunstyrelserna i respektive ägarkommun äger rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet.

§ 6 Fullmäktiges rätt att ta ställning

Bolaget ska bereda kommunfullmäktige i de delägande kommunerna möjlighet att ta ställning innan beslut fattas i verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt.

§ 7 Ärendeberedning

Ordföranden fastställer efter samråd med VD vilka ärenden som skall upptas på föredragningslistan.

§ 8 Aktiekapital

Aktiekapitalet ska vara lägst 100 000 kronor och högst 400 000 kronor.

§ 9 Antal aktier

Lägst 1 000 aktier och högst 4 000 aktier.

§ 10 Styrelse

Styrelsen ska bestå av 6 ledamöter.

Styrelsen utses av kommunfullmäktige i Varbergs kommun respektive Halmstads kommun för tiden från årsstämman som följer närmast efter det att val i kommunfullmäktige förrättats intill slutet av den årsstämma som följer efter nästa val till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige i Varberg utser hälften av ledamöterna, däribland styrelsens ordförande. Kommunfullmäktige i Halmstad utser hälften av styrelseledamöterna, däribland 1:e och 2:e vice ordförande. Respektive kommuns tre ledamöter ska jämväl vara styrelseledamöter i respektive kommuns hamnbolag.

§ 11 Revisorer

För granskning av aktiebolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses av årsstämman en revisor och en suppleant, som båda ska vara auktoriserade revisorer eller registrerat revisionsbolag. Uppdraget som revisor och revisorssuppleant gäller till slutet av den årsstämma som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet.

§ 12 Lekmannarevisorer

För samma mandatperiod som gäller för aktiebolagets revisor ska kommunfullmäktige i Varberg och Halmstad utse vardera en lekmannarevisor och en suppleant.

§ 13 Räkenskapsår

Aktiebolagets räkenskapsår ska vara 1 januari–31 december.

§ 14 Firmateckning

Styrelsen får ej bemyndiga annan än styrelseledamot eller VD att teckna bolagets firma. Sådant bemyndigande får endast avse två personer i förening.

§ 15 Kallelse till bolagsstämma

Kallelse till bolagsstämma ska ske genom brev med posten till aktieägarna tidigast sex veckor och senast två veckor före stämman.

§ 16 Ordförande vid bolagsstämma

Ordförande vid bolagsstämma utses av bolagets ägare med säte i Halmstad jämt

år och av bolagets ägare med säte i Varberg udda år.

§ 17 Ärenden på årsstämma

Årsstämma ska hållas årligen inom fyra månader efter räkenskapsårets utgång.

På årsstämma ska följande ärenden förekomma till behandling

1.      Val av ordförande vid stämman.

2.      Upprättande och godkännande av röstlängd.

3.      Val av en eller två justerare.

4.      Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad.

5.      Godkännande av dagordning.

6.      Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse.

7.      Framläggande av lekmannarevisorernas granskningsrapport.

8.      Beslut om
a) fastställande av resultaträkningen och balansräkningen,
b) disposition av aktiebolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen
c) ansvarsfrihet åt styrelseledamöterna och verkställande direktören

9.      Fastställande av arvoden åt styrelsen, revisorerna och lekmannarevisorerna.

10.  Val av revisorer och revisorssuppleanter i förekommande fall

11.  När så erfordras, rapport om Varbergs och Halmstads kommunfullmäktiges val av styrelseledamöter, ordförande och vice ordförande.

12.  När så erfordras, rapport om Varbergs och Halmstads kommunfullmäktiges val av lekmannarevisorer och suppleanter till dessa.

13.  Annat ärende som ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen.

§ 18 Vid årsstämma får envar röstberättigad rösta för fulla antalet av honom/henne ägda och representerade aktier utan begränsning i röstetalet.

§ 19 Skulle mellan aktiebolaget och styrelsen eller ledamot därav eller aktieägare uppkomma tvist, ska den avgöras av svensk domstol.

§ 20 Ändring av bolagsordningen

Denna bolagsordning får ej ändras utan godkännande av kommunfullmäktige i

Varbergs och Halmstads kommun.

1.      Bolagets syfte

Bolaget ska bedriva hamnverksamhet samt utföra hamn-, sjöfarts- och logistikrelaterade tjänster inom Hallands Hamnars verksamhetsområde.

2.      Bolagets ändamål

Bolaget, som till lika delar ägs av Hallands Hamnar Halmstad AB och Hallands Hamnar Varberg AB, utgör ägarbolagens gemensamma driftbolag vars ändamål är att utveckla de bägge kommunernas hamnverksamheter till nytta för kommunerna som attraktiva platser att leva och verka i för människor och näringsliv.

Övergripande syfte med Hallands Hamnar AB är att:

·         Stärka den regionala utvecklingen

·         Förbättra användandet av befintliga resurser

·         Öka kostnadseffektivitet och kundnytta

·         Utveckla hamnarna till moderna och attraktiva arbetsplatser

Bolaget ska i aktiv samverkan med ägarkommunerna skapa långsiktigt hållbar utveckling och utgöra en regional motor för tillväxt och utveckling av näringslivet. Bolaget ska, med logistikutvecklingen som bas, stärka de regionala förutsättningarna för positiv utveckling av ägarkommunernas befintliga och tillkommande företagsetableringar.

Bolaget ska i samverkan med kommunerna, högskolor och andra regionala aktörer verka för att regionens förutsättningar stärks inom logistikområdet.

3.      Ekonomiska riktlinjer och mål

Bolaget utgör en resurs för de båda ägarbolagen och ska på affärsmässiga grunder och långsiktigt hållbar grund tillhandahålla efterfrågad kompetens och utrustning. Bolaget ska sträva efter ett effektivt resursutnyttjande och drivas enligt självkostnadsprincipen. Resultatet skall i princip värdesäkra det egna kapitalet.

4.      Ärenden av principiell beskaffenhet

Bolaget ska bereda kommunfullmäktige i Varbergs kommun och Halmstads kommun möjlighet att ta ställning innan beslut fattas i verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt. Sådan fråga hanteras i enlighet med ägardirektiven för moderbolagen.

5.      Rapportering, samråd m.m.

Styrelsen för bolaget ska fullfölja sitt uppdrag med beaktande av bestämmelser i Aktiebolagslagen (ABL), övrig tillämplig lagstiftning och gällande bolagsordning samt i enlighet med gällande ägardirektiv.

Bolaget ska fortlöpande hålla delägarna väl informerade om sin verksamhet. Det innebär bland annat att bolaget ska översända följande handlingar

a)      protokoll från bolagsstämma

b)      protokoll från styrelsemöte

c)      delårsrapport

d)      årsredovisning, revisionsberättelse och granskningsrapport

e)      underlag till sammanställd redovisning för kommunen

f)       årlig budget

g)      ekonomisk helårsplan för de närmaste tre åren

h)      övrig information som delägarna önskar ta del av

Bolagets styrelse ska i sin planering beakta ägarnas samt respektive kommuns tidsplan för rapportering av bokslut, delårsrapporter och övrig information som ska lämnas.

Bolagets ledning ska löpande och minst en gång per år kalla ägarna, kommunstyrelsens ordförande i respektive kommun samt kommunstyrelsens vice ordförande i Varbergs kommun och kommunstyrelsens 2.e vice ordförande i Halmstads kommun samt kommundirektörer till samråd om bolagets verksamhet, där ledningen informerar om bolagets verksamhetsmässiga och affärsmässiga utveckling samt redovisar väsentliga händelser i verksamheten och frågor som eventuellt kan bli föremål för underställningsplikt till ägarnas fullmäktigeförsamlingar.

Samråd ska ske med ägarna inför styrelsens beslut om budget och plan för de närmaste tre åren. I bolagets förvaltningsberättelse ska uppgifter lämnas hur styrelsen och verkställande direktören anser att ändamålet med bolagets verksamhet och uppfyllandet av ägardirektiven förverkligats under året.

De riktlinjer och policydokument som gäller för Halmstads kommun och Varbergs kommun ska i tillämpliga delar användas av bolaget vid framtagande av egna riktlinjer och policydokument.

6.      Demokratiska aspekter

Bolaget ska om inte affärsmässighet eller sekretessregler motiverar annat, kännetecknas av öppenhet och ett serviceinriktat arbetssätt. Information till medborgarna och media är en naturlig och väsentlig del av verksamheten.

7.      Miljö

Bolaget ska verka för en miljömässigt hållbar verksamhet. Bolaget ska stimulera och underlätta för intressenter att minska negativ miljöpåverkan och bidra till en bättre miljö. Vid investeringar och reinvesteringar samt vid drift av fastigheter ska miljöaspekterna beaktas i syfte att uppnå ett miljömässigt hållbart samhälle.

8. Fastställande av ägardirektiv

Efter fastställande av respektive ägares kommunfullmäktige ska

ägardirektiv antas av bolagsstämman i Bolaget.

9.      Arkivmyndighet

Halmstads kommun ska vara arkivmyndighet.