Fakturera Halmstads kommun

Som leverantör till Halmstads kommun kan du effektivisera både din egen och kommunens fakturahanteringsprocess genom att skicka elektroniska fakturor till oss. Vi tar emot elektroniska fakturor i formatet Peppol.

Om du skickar e-faktura gäller följande:

  • Halmstads kommun tar emot e-fakturor i formatet Peppol BIS Billing 3.
  • Fakturor ska märkas med beställarens referensnummer.
  • Fakturainnehållet ska uppfylla de krav som skatteverket ställer på en faktura.

    Observera att PDF inte är ett godkänt format.

Kommunens organisationsnummer

Halmstads kommuns organisationsnummer är 212000-1215.

Vilka uppgifter behövs när du fakturerar?

Fakturans innehåll

Varje faktura ska uppfylla de krav som Skatteverket ställer på en faktura Länk till annan webbplats..

De ska innehålla hänvisning till förvaltning och bolag, namn och referensnummer på avroparen och totalsumman på fakturan. Fakturans artikelrader ska vara spårbara till avtalets varor eller tjänster. När det gäller varornas eller tjänsternas omfattning och art ska följande vara specificerat.

För varor

  • Artikelnummer/artikelnamn
  • Artikelbeskrivning
  • Antal
  • Á-pris
  • Eventuell rabatt
  • Artikelradens totalsumma

För tjänster

  • Generell beskrivning – vad har utförts
  • Plats – var tjänsten utfördes
  • Vem har utfört uppdraget, exempelvis konsultens namn
  • När tjänsten utfördes (datum) ej ”till och med”
  • Antal timmar
  • Á-pris per timme
  • Eventuellt objektsnummer
  • Eventuell materialkostnad

Mer detaljerad information som rör uppdraget kan lämnas i bilaga till fakturan, exempelvis specifikationer av tidrapporter, material samt materialkostnader.

Fakturaformat

Som leverantör ska ni skicka fakturor elektroniskt till Halmstads kommun i standardformatet Peppol BIS Billing 3.

Peppol är en europeisk e-fakturastandard, och ett nätverk för utbyte av affärsdokument, för företag samt offentliga verksamheter. Peppol förordas av myndigheten för digital förvaltning DIGG och standardiseringsorganet SFTI.

Observera! PDF-faktura är inte ett giltigt format för elektronisk fakturering till Halmstads kommun.

Identifierare

Identifiera fakturamottagare (förvaltning/bolag)

För att e-fakturan ska komma till rätt förvaltning eller bolag inom Halmstads kommunkoncern krävs det att fakturamottagare anges. För att identifiera fakturamottagare används peppol-id som är baserat på GS1s Global Location Number (GLN), dvs inte organisationsnummer. Därför anges prefixet 0088: framför GLN-koden som peppol-id. Varje förvaltning och bolag har ett eget Peppol-id. För ytterligare specificering klicka på rubriken "Fakturamottagare – koder".

I peppolformatet anges fakturamottagare i cbc:EndpointID och cac:PartyIdentification under cac:AccountingCustomerParty.

För fakturamottagare Halmstads kommun, Kommunledningsförvaltningen ser det exempelvis ut så här:

<cbc:EndpointID schemeID="0088">7340019800004</cbc:EndpointID><cac:PartyIdentification>
<cbc:ID schemeID="0088">7340019800004</cbc:ID></cac:PartyIdentification>

Identifiera beställare (referenskod)

För att e-fakturan ska komma fram och behandlas av rätt beställare krävs det att referenskod anges. Internt kan referenskod även kallas för ansvarskod. Observera att namn inte är en giltig referenskod, utan består oftast av siffror (exempelvis 80450) eller en bokstavskombination (exempelvis HPEK). I peppol-formatet anges referenskoden i cbc:BuyerReference, exempel:

<cbc:BuyerReference>80450</cbc:BuyerReference>

Observera! I de fall parterna har kommit överens om e-handel skall Halmstads kommuns inköpsorder-nummer anges på fakturan som vårt ordernummer. I peppol-formatet anges kommunens inköpsorder-nummer i cac:OrderReference, exempel:

<cac:OrderReference>
<cbc:ID>32356841</cbc:ID>
</cac:OrderReference>

Vid tillämpning av e-handel bör även radnummer från inköpsorderns artikelrader anges på fakturaraderna. I peppol-formatet anges det i cac:OrderLineReference under cac:InvoiceLine.

Pappersfaktura eller påminnelser med vanlig post

Kan du som leverantör ännu inte skicka elektronisk faktura och inte omfattas av lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling, kan du än så länge skicka pappersfaktura med vanlig post. Detta gäller även om ni skulle behöva skicka påminnelser till Halmstads kommun.

Fakturaadressen som ska anges går till vår samarbetspartner Coor i Luleå där fakturan eller påminnelsen scannas.

Referensnummer ska alltid anges vid beställning. Referensnummer ska anges på fakturan som ”er referens” eller liknande. Inget namn ska anges i detta fält. Koden kan även skrivas i adressfältet med texten "Ref" framför. OBS! Faktura och kreditfaktura skickas bara till adressen i Luleå.

Faktureringsadressen anges så här:
[Ange namn på förvaltning eller bolag]
c/o Coor
[Ange postbox]
971 74 Luleå

Uppgifter om namn till förvaltning eller bolag, samt aktuella postbox återfinns under rubriken "Fakturamottagare – koder".

Exempel:
Halmstads kommun, kommunledningsförvaltningen
c/o Coor
A81
971 74 Luleå

Fakturamottagare – koder

För att fakturan ska läsas in på rätt förvaltning eller bolag ska nedanstående Peppol-ID användas för fakturamottagare.

Peppol-ID baseras på prefix för GLN (0088:), följt av GLN-kod;

Kommunala förvaltningar

Förvaltning

Peppol-ID

Org nr

Postbox *

Halmstads kommun,
Barn- och ungdomsförvaltningen

0088:7340019805009

2120001215

A92

Halmstads Kommun,
FM- och måltidsservice

0088:7340019800103

2120001215

A98

Halmstads Kommun, Hemvårdsförvaltningen

0088:7340019801001

2120001215

A82

Halmstads Kommun,
IT-service

0088:7340019809007

2120001215

A84

Halmstads kommun, Kommunlednings-förvaltningen


Halmstads kommun, Bygg- och miljöförvaltningen

0088:7340019800004

2120001215

A81

Halmstads kommun, kommuntransport

0088:7340019810003

2120001215

A93

Halmstads kommun, Kulturförvaltningen

0088:7340019804002

2120001215

A95

Halmstads kommun, Räddningstjänsten

0088:7340019811000

2120001215

A87

Halmstads kommun, Servicekontoret

0088:7340019812007

2120001215

A90

Halmstads kommun, Socialförvaltningen

0088:7340019802008

2120001215

A88

Halmstads kommun,
Teknik- och fastighets-förvaltningen


Halmstads kommun, KLF Samhällsbyggnad

0088:7340019808000

2120001215

A89

Halmstads kommun, Utbildning och arbetsmarknads­­­förvaltningen

0088:7340019803005

2120001215

A94

Halmstads kommun, VA-verksamheten

0088:7340019824093

2120001215

A109

Kommunala bolag

Kommunala bolag

GLN (EAN)

Org nr

Postbox *

AB Industristaden

0088:7340019816005

5561279471

A97

Destination Halmstad AB

0088:7340019818009

5566505227

A102

Halmstad Business Incubator AB

0088:7340019824024

5565043774

A108

Halmstads Energi och Miljö AB

0088:7340019821009

5565283248

A103

Halmstads Energi och Miljö Nät AB

0088:7340019822006

5563303980

A104

Halmstads Fastighets AB

0088:7340019815008

5560411786

A101

Gamletull Komplementär AB

0088:7340019824109

5565318382

A114

HF Järnmalmen AB

0088:7340019824116

5569577496

A110

HF Kaptensgatan AB

0088:7340019824055

5568690985

A111

HF Kemisten AB

0088:7340019824123

5591327498

A112

HF Tyghusgatan AB

0088:7340019824079

5569064438

A113

Halmstads Flygplats AB

0088:7340019819006

5566501846

A100

Halmstads Rådhus AB

0088:7340019824086

5566497961

**

Halmstads Stadsnät AB

0088:7340019822105

5565326187

A105

Laholmsbuktens VA AB

0088:7340019814001

5592271752

A85

Övriga bolag

Övriga bolag

GLN (EAN)

Org nr

Postbox *

Janne och Aurelia Nilssons Stiftelse

0088:7340019824017

8492002921

**

Samordningsförbundet i Halland

0088:7340019824000

2220002857

A107

* Används vid eventuella påminnelser

** Påminnelser för dessa bolag scannas ej. Adress för eventuella påminnelser är: Box 153, 301 05 Halmstad