Fakturera Halmstads kommun

Som leverantör till Halmstads kommun kan du effektivisera både din egen och kommunens fakturahanteringsprocess genom att skicka elektroniska fakturor till oss. Vi tar emot elektroniska Peppol, sve- och fulltextsfakturor.

Om du skickar e-faktura gäller följande:

  • Halmstads kommun kan ta emot e-fakturor i formaten Svefaktura, PEPPOL och Edifact.
  • Vi använder Tieto som VAN-operatör.
  • Vi använder Qvalia som accesspunkt för PEPPOL.
  • Fakturor ska märkas med beställarens referensnummer.

    Observera att PDF inte är ett godkänt format.

Kommunens organisationsnummer

Halmstads kommuns organisationsnummer är 212000-1215.

Vilka uppgifter behövs när du fakturerar?

Fakturans innehåll

Varje faktura ska uppfylla de krav som Skatteverketlänk till annan webbplats ställer på en faktura.

De ska innehålla hänvisning till förvaltning och bolag, namn och referensnummer på avroparen och totalsumman på fakturan. Fakturans artikelrader ska vara spårbara till avtalets varor eller tjänster. När det gäller varornas eller tjänsternas omfattning och art ska följande vara specificerat.

För varor

  • Artikelnummer/artikelnamn
  • Artikelbeskrivning
  • Antal
  • Á-pris
  • Eventuell rabatt
  • Artikelradens totalsumma

För tjänster

  • Generell beskrivning – vad har utförts
  • Plats – var tjänsten utfördes
  • Vem har utfört uppdraget, exempelvis konsultens namn
  • När tjänsten utfördes (datum) ej ”till och med”
  • Antal timmar
  • Á-pris per timme
  • Eventuellt objektsnummer
  • Eventuell materialkostnad

Mer detaljerad information som rör uppdraget kan lämnas i bilaga till Svefaktura, exempelvis specifikationer av tidrapporter, material samt materialkostnader.

För ytterligare specificering av hur fakturamottagare ska anges i de olika formaten, klicka på rubriken "Fakturamottagare – koder".

Identifierare

Identifiera fakturamottagare (förvaltning/bolag)

För att e-fakturan ska komma till rätt förvaltning eller bolag inom Halmstads kommunkoncern krävs det att fakturamottagare anges. För att identifiera fakturamottagare används GS1s Global Location Number (GLN). Varje förvaltning och bolag har en egen GLN-kod. För ytterligare specificering hur fakturamottagare ska anges i de olika formaten, klicka på rubriken "Fakturamottagare – koder".

Identifiera beställare (referenskod)

För att e-fakturan ska komma fram och behandlas av rätt beställare krävs det att referenskod anges. Internt kan referenskod även kallas för ansvarskod. Observera att namn inte är en giltig referenskod, utan består oftast av siffror (exempelvis 80450) eller en bokstavskombination (exempelvis HPEK). För ytterligare specificering hur referenskod ska anges i de olika formaten, se respektive format.

Observera! I de fall parterna har kommit överens om e-handel ska Halmstads kommuns inköpsordernummer anges på fakturan som vårt ordernummer.

Svefaktura

Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Ekonomistyrningsverket har inom ramen för Single Face To Industry (SFTI) tagit fram standarden Svefaktura 1.0. Svefaktura är ett väletablerat XML-baserat format som är brett implementerat inom många branscher.

För routing/kommunikation används GLN 7340019800004. Sätts upp i SBDH-headern i svefakturan.

För identifiering av fakturamottagare ska GLN anges i Svefakturans PartyIdentification. Exempel från svefaktura som ska skickas till Barn- och ungdomsförvaltningen:
<cac:PartyIdentification>
<cac:ID identificationSchemeAgencyID="9">7340019805009</cac:ID></cac:PartyIdentification>

För identifiering av beställare ska referenskod anges i Svefakturans RequisitionistDocumentReference.

Exempel från svefaktura:
<RequisitionistDocumentReference>
<cac:ID>80450</cac:ID>
</RequisitionistDocumentReference>

För ytterligare specificering av hur fakturamottagare ska anges i de olika formaten, klicka på rubriken "Fakturamottagare – koder".

PEPPOL

Pan-Europan Public Procurement OnLine. Detta format har tagits fram av EU för handel med offentlig sektor. Halmstads kommun använder Qvalia som accesspunkt. Formatet påminner om Svefaktura och hantering av GLN och referenskoder är samma även i PEPPOL.

För ytterligare specificering av hur fakturamottagare ska anges i de olika formaten, klicka på rubriken "Fakturamottagare – koder".

Fulltextfaktura (edifact)

SFTI Fulltextfaktura är en e-faktura med strukturerad information som bygger på grundstandarden edifact och eancom. Fulltextfakturan är ursprungligen avsedd att användas som faktura vid tillämpning av e-handel enligt SFTI:s scenario 6. Den används dock även i stor omfattning som en fristående e-faktura.

För identifiering av fakturamottagare ska GLN anges i segmentet NAD (Köpare – BY, Fakturamottagare – ITO). UNB till Halmstads kommun är 7340019800004.

Exempel från fulltextfaktura som ska skickas till Barn- och ungdomsförvaltningen:
NAD+BY+7340019805009::9'

För identifiering av beställare ska referenskod anges i segmentet RFF (Köparens referens – CR), exempelvis:
RFF+CR:80450’

För ytterligare specificering av hur fakturamottagare ska anges i de olika formaten, klicka på rubriken "Fakturamottagare – koder".

Fakturaportalen

Fakturaportalen är en internetbaserad tjänst som gör det möjligt för kunder att få sina leverantörsfakturor elektroniskt. Leverantörerna kan registrera upp till 25 fakturor per månad i ett webbformulär utan extra kostnader.

Om fler än 25 fakturor skickas per månad tillkommer en kostnad. Då fakturor från Fakturaportalen är elektroniska kan kontroller göras på innehållet. Leverantören kan känna sig säker på att fakturan är riktig och har nått kunden. Fakturaportalen hanterar kvittenser av skickade fakturor. Registrera din faktura direkt i Fakturaportalen.länk till annan webbplats

För ytterligare specificering av hur fakturamottagare ska anges i de olika formaten, klicka på rubriken "Fakturamottagare – koder".

Pappersfaktura med vanlig post

Du som är leverantör till Halmstads kommun kan skicka en pappersfaktura med vanlig post till vår fakturaadress. Den kommer då till vår samarbetspartner Coor i Luleå där den skannas.

Referensnummer ska alltid anges vid beställning. Referensnummer ska anges på fakturan som ”er referens” eller liknande. Inget namn ska anges i detta fält. Koden kan även skrivas i adressfältet med texten "Ref" framför. OBS! Faktura och kreditfaktura skickas bara till adressen i Luleå.

Faktureringsadress
Halmstads kommun
c/o Coor
Ange postbox
971 74 Luleå

För ytterligare specificering av hur fakturamottagare ska anges i de olika formaten, klicka på rubriken "Fakturamottagare – koder".

Fakturamottagare – koder

Routing och kommunikation

För routing och kommunikation används GLN 7340019800004. Sätts upp som UNB eller anges i SBDH-headern i svefakturan.

Tekniskt kuvert

UNB

GLN (EAN)

HALMSTADS KOMMUN

7340019800004

Fakturamottagare

För att fakturan ska läsas in på rätt förvaltning och bolag ska nedanstående GLN-koder anges för fakturamottagare.

Vid fakturering enligt Peppol, ange prefix 0088 framför GLN som peppol-id. Exempelvis 0088:7340019800004.

GLN-koder

Kommunala förvaltningar

GLN (EAN)

Org nr

Post-
box *

Halmstads kommun, Barn- och ungdomsförvaltningen

7340019805009

2120001215

A92

Halmstads kommun, Hemvårdsförvaltningen

7340019801001

2120001215

A82

Halmstads kommun, IT-service

7340019809007

2120001215

A84

Halmstads kommun, Kommuntransport

7340019810003

2120001215

A93

Halmstads kommun, Kulturförvaltningen

7340019804002

2120001215

A95

Halmstads kommun, Räddningstjänsten

7340019811000

2120001215

A87

Halmstads kommun, Servicekontoret

7340019812007

2120001215

A90

Halmstads kommun, Socialförvaltningen

7340019802008

2120001215

A88

Halmstads kommun,
Tenik- och fastighetsförvaltningen

7340019808000

2120001215

A89

Halmstads kommun, Stadskontoret**

7340019800004

2120001215

A81

Halmstads kommun, FM- och måltidsservice

7340019800103

2120001215

A98

Halmstads kommun, Utbildning och arbetsmarknadsförvaltningen

7340019803005

2120001215

A94

Halmstads kommun,
VA-verken

7340019824093

2120001215

A109

Kommunala bolag

GLN (EAN)

Org nr

Post-
box*

AB Industristaden

7340019816005

5561279471

A97

Destination Halmstad AB

7340019818009

5566505227

A102

Halmstad Business Incubator AB

7340019824024

5565043774

A108

Halmstads Fastighets AB

7340019815008

5560411786

A101

HF Norra vägen AB

7340019824062

5569280570


Halmstads Flygplats AB

7340019819006

5566501846

A100

Halmstads Energi- & Miljö AB

7340019821009

5565283248

A103

Halmstads Energi- & Miljö Nät AB

7340019822006

5563303980

A104

Halmstad Rådhus AB

7340019824086

5566497961


Halmstads Stadsnät AB

7340019822105

5565326187

A105

Laholmsbuktens VA AB

7340019814001

5592271752

A85

Övriga bolag

GLN (EAN)

Org nr

Post-
box*

Samordningsförbundet i Halland

7340019824000

2220002857

A107

Janne och Aurelia Nilssons Stiftelse

7340019824017

8492002921


* Visas för eventuell matchning postbox jämfört med EAN-kod.
** Adressen används vid fakturering till bygg- och miljöförvaltningen, samt till kommunledningsförvaltningen exklusive samhällsbyggnadskontoret.
*** Vid fakturering till KLF:s samhällsbyggnadskontor ska adressen till teknik- och fastighetsförvaltningen användas.