Varje faktura ska uppfylla de krav som Skatteverket ställer på en faktura Länk till annan webbplats..

De ska innehålla hänvisning till förvaltning och bolag, namn och referensnummer på avroparen och totalsumman på fakturan. Fakturans artikelrader ska vara spårbara till avtalets varor eller tjänster. När det gäller varornas eller tjänsternas omfattning och art ska följande vara specificerat.

För varor

• Artikelnummer/artikelnamn
• Artikelbeskrivning
• Antal
• Á-pris
• Eventuell rabatt
• Artikelradens totalsumma

För tjänster

• Generell beskrivning – vad har utförts
• Plats – var tjänsten utfördes
• Vem har utfört uppdraget, exempelvis konsultens namn
• När tjänsten utfördes (datum) ej ”till och med”
• Antal timmar
• Á-pris per timme
• Eventuellt objektsnummer
• Eventuell materialkostnad

Mer detaljerad information som rör uppdraget kan lämnas i bilaga till fakturan, exempelvis specifikationer av tidrapporter, material samt materialkostnader.

Fakturaformat

Som leverantör ska ni skicka fakturor elektroniskt till Halmstads kommun i standardformatet Peppol BIS Billing 3.

Peppol är en europeisk e-fakturastandard, och ett nätverk för utbyte av affärsdokument, för företag samt offentliga verksamheter. Peppol förordas av myndigheten för digital förvaltning DIGG och standardiseringsorganet SFTI.

Observera! PDF-faktura är inte ett giltigt format för elektronisk fakturering till Halmstads kommun.

Identifierare

Identifiera fakturamottagare (förvaltning/bolag)

För att e-fakturan ska komma till rätt förvaltning eller bolag inom Halmstads kommunkoncern krävs det att fakturamottagare anges. För att identifiera fakturamottagare används peppol-id som är baserat på GS1s Global Location Number (GLN), dvs inte organisationsnummer. Därför anges prefixet 0088: framför GLN-koden som peppol-id. Varje förvaltning och bolag har ett eget Peppol-id. För ytterligare specificering klicka på rubriken "Fakturamottagare – koder".

I peppolformatet anges fakturamottagare i cbc:EndpointID och cac:PartyIdentification under cac:AccountingCustomerParty.

För fakturamottagare Halmstads kommun, Kommunledningsförvaltningen ser det exempelvis ut så här:

<cbc:EndpointID schemeID="0088">7340019800004</cbc:EndpointID><cac:PartyIdentification>
<cbc:ID schemeID="0088">7340019800004</cbc:ID></cac:PartyIdentification>

Identifiera beställare (referenskod)

För att e-fakturan ska komma fram och behandlas av rätt beställare krävs det att referenskod anges. Internt kan referenskod även kallas för ansvarskod. Observera att namn inte är en giltig referenskod, utan består oftast av siffror (exempelvis 80450) eller en bokstavskombination (exempelvis HPEK). I peppol-formatet anges referenskoden i cbc:BuyerReference, exempel:

<cbc:BuyerReference>80450</cbc:BuyerReference>

Observera! I de fall parterna har kommit överens om e-handel skall Halmstads kommuns inköpsorder-nummer anges på fakturan som vårt ordernummer. I peppol-formatet anges kommunens inköpsorder-nummer i cac:OrderReference, exempel:

<cac:OrderReference>
<cbc:ID>32356841</cbc:ID>
</cac:OrderReference>

Vid tillämpning av e-handel bör även radnummer från inköpsorderns artikelrader anges på fakturaraderna. I peppol-formatet anges det i cac:OrderLineReference under cac:InvoiceLine.

Pappersfaktura eller påminnelser med vanlig post

Kan du som leverantör ännu inte skicka elektronisk faktura och inte omfattas av lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling, kan du än så länge skicka pappersfaktura med vanlig post. Detta gäller även om ni skulle behöva skicka påminnelser till Halmstads kommun.

Fakturaadressen som ska anges går till vår samarbetspartner Coor i Luleå där fakturan eller påminnelsen scannas.

Referensnummer ska alltid anges vid beställning. Referensnummer ska anges på fakturan som ”er referens” eller liknande. Inget namn ska anges i detta fält. Koden kan även skrivas i adressfältet med texten "Ref" framför. OBS! Faktura och kreditfaktura skickas bara till adressen i Luleå.

Faktureringsadressen anges så här:
[Ange namn på förvaltning eller bolag]
c/o Coor
[Ange postbox]
971 74 Luleå

Uppgifter om namn till förvaltning eller bolag, samt aktuella postbox återfinns under rubriken "Fakturamottagare – koder".

Exempel:
Halmstads kommun, kommunledningsförvaltningen
c/o Coor
A81
971 74 Luleå

Fakturamottagare – koder

För att fakturan ska läsas in på rätt förvaltning eller bolag ska nedanstående Peppol-ID användas för fakturamottagare.

Peppol-ID baseras på prefix för GLN (0088:), följt av GLN-kod;

* Används vid eventuella påminnelser

** Påminnelser för dessa bolag scannas ej. Adress för eventuella påminnelser är: Box 153, 301 05 Halmstad