Evenemang – arrangera större konsert, tävling och mässa
Här får du som arrangerar ett större evenemang en samlad bild över sådant du behöver ordna: finanisiering, evenemangsplats, tillstånd med mera.
Nytt krav på avfallssortering
Sedan 1 januari 2024 måste du som arrangerar större evenemang och serverar mat i engångsförpackningar göra det möjligt för kunderna att sortera ut förpackningar och matavfall.
Har du en food truck eller take away-försäljning behöver du inte erbjuda samma sorteringsmöjligheter.
Gör en plan för arbetet
För att lyckas med ditt arrangemang behöver du göra en god planering. Destination Halmstad hjälper dig med detta. Byrån är kommunens expert på större arrangemang. Du får kostnadsfri rådgivning och hjälp med exempelvis:
- göra en projektplan
- hitta lämplig dag och plats
- preliminärboka arena
- biljettförsäljning
- tips om var man kan söka ekonomiskt stöd
- råd om marknadsföring
- råd om hur ditt arrangemang kan bli hållbart.
Sök stöd och bidrag
Halmstad Convention Bureau har tips om finansierings- och verksamhetsstöd som du kan söka från exempelvis Region Halland och Almi.
Arrangemangs- och projektstöd för kulturverksamhet
För dig vill genomföra ett kulturevenemang finns det arrangemangs- och projektstöd att söka från kommunen. Stödet kan sökas av juridiska personer, exempelvis bolag, föreningar, organisationer och stiftelser, och av personer som har F-skattsedel som enskild näringsidkare (enskild firma).
Hyr plats, lokal eller anläggning
Evenemangsytor
Här kan du se förslag på lämpliga kommunala platser, lokaler och anläggningar för olika sorters arrangemang.
Som arrangör ansvarar du för att de ytor du har använt återställs i ursprungligt skick. Du behöver tillstånd från polisen för att få använda en allmän plats:
Lokaler
Om ditt evenemang hålls inomhus kan du hyra lokal av Halmstads kommun. Halmstad Convention Bureau
Länk till annan webbplats. hjälper dig att hitta lokaler som inte är kommunägda.
Länkar till kommunens lokaler
- Boka idrotts- eller fritidsanläggning
- Hyr lokal på Sannarpsgymnasiet
- Hyr lokal på Kattegattgymnasiet
- Halmstad Arena Länk till annan webbplats.
För att använda en skollokal som inte är för idrott, kontakta skolan.
Ta reda på vilka regler du ska följa
Det är viktigt att du sätter dig in de regler och förutsättningar som gäller när du ska arrangera ett större evenemang. Nedan har vi samlat information som främst gäller kommunen ansvarsområde. Har du frågor är du välkommen att kontakta kommunens företagsservice, som kan lotsa dig vidare.
På verksamt.se kan du skapa en checklista som ger en samlad bild även över de uppgifter som du behöver lämna och de tillstånd behöver söka hos länsstyrelsen och olika myndigheter.
Brandskydd, brandfarlig vara och explosiv vara
Du som är arrangör har ett ansvar att minimera riskerna för bränder och andra olyckor i samband med ett evenemang. När polismyndigheten får en ansökan om offentlig tillställning får oftast räddningstjänsten lämna synpunkter på säkerheten. Du kan även få rådgivning av räddningstjänsten om säkerheten inför ditt evenemang.
- Tillstånd för hantering av explosiv vara – till exempel fyrverkerier och scenpyroteknik.
- Tillstånd för hantering av brandfarlig vara – till exempel gasol, bensin och diesel.
- Kontakta kommunen för att få rådgivning av räddningstjänsten.
För mer information om säkerhet vid evenemang, se Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps Säkerhetsguide för evenemang Länk till annan webbplats..
Bygglov för exempelvis skyltar, tält och toaletter
Pågår evenemanget kortare tid än två veckor behöver du inte bygglov för små byggnader, kiosker, tält, toaletter och skyltar på platsen för evenemanget. Pågår evenemanget en längre tid måste du söka bygglov.
El
Planera tidigt en grovskiss på evenemangets innehåll. Tänk på att försöka hålla ihop aktiviteter med elbehov och undvik långa kabelsträckor.
För att använda ett elskåp, kontakta en auktoriserad elektriker. Elektrikern gör sedan en ansökan till HEM Länk till annan webbplats.. Du betalar ett fast pris till HEM för öppning och stängning av skåp och ett rörligt pris för förbrukning.
Tänk på att boka tillfällig el med start- och slutdatum. Kostnaderna för elen är många och eskalerar snabbt. En elfirma tar betalt för arbetstimmar för till exempel planering, uppbyggnad, rivning, jour och material som elskåp, kablar, säkringar, entreprenadmaskiner med mera.
Livsmedel, alkohol och tobak
Läs kommunens guider med tips och anvisningar om vad du behöver tänka på vid försäljning av mat, dryck med mera.
Ljudnivåer
Som arrangör är du ansvarig för att kontrolla att ljudnivåerna inte är för höga på evenemangsområdet eller hos de boende runt omkring.
Förklaringar
- Ekvivalent ljudnivå används för att beskriva bullerexponering under en längre tidsperiod. Det är en genomsnittlig ljudnivå.
- dB = decibel.
- dB(A) = decibel vägt med ett så kallat A-filter, som tar hänsyn till människans perception (varseblivning) av olika frekvenser.
Ålder på besökare som har tillträde | Maximal ljudnivå | Maximal ekvivalent ljudnivå |
|---|---|---|
13 år och uppåt | 115 dB | 100 dB |
Alla åldrar | 110 dB | 97 dB |
Plats | Maximal ljudnivå |
|---|---|
Inomhus | 25 dB |
Utomhus vid fasad klockan 18–22 | 45 dB(A) |
Utomhus vid fasad klockan 22–06 | 40 dB(A) |
Informera dem som bor i närheten
Som arrangör ska du på ett tydligt sätt och i god tid informera närboende om det kommande evenemanget. I informationen ska du uppge vem de närboende kan vända sig till om de känner sig störda under evenemanget.
Toaletter och handtvättmöjligheter
Du som arrangerar ett evenemang ska ha tillräckligt antal toaletter för gästerna. Antalet toaletter vid servering ska vara minst en per påbörjad femtiotal gäster plus tillräckligt många urinoarer.
Besökarna ska kunna tvätta händerna i anslutning till toaletter och urinoarer. Toaletter och urinoarer ska anslutas till el, vatten- och avloppsnätet om det är möjligt.
Planera ditt toalettområde och boka toaletter och urinoarer i god tid hos leverantören. Tänk på att fler toaletter är bättre alternativ än att boka tömning på ett fåtal, eftersom du som arrangör betalar per tömning.
Hållbarhet och tillgänglighet för alla
Planera ditt arrangemang så att miljöpåverkan blir så liten som möjligt.
Tänk också redan från början på att göra evenemanget tillgängligt för så många som möjligt. Halmstad Convention Bureau Länk till annan webbplats. kan ge dig råd och stöd.
Offentlig plats
Renhållning och avfall
Som arrangör ansvarar du för att hålla rent och ta hand om avfall under och efter arrangemanget.
Du ska bland annat se till att det finns skriftliga städ-, hämt- och skötselrutiner för renhållning – och att de följs. Renhållningen ska skötas så att inga olägenheter uppstår. Har du frågor, kontakta kommunen.
För att beställa avfallskärl och avfallshämtning, kontakta HEM Länk till annan webbplats., Halmstad Energi och Miljö AB. HEM kan även hjälpa till med att gå igenom behovet av avfallstjänster i just ditt evenemangsområde.
Säkerhet
Det är viktigt att planeringen för säkerhet, hälsa och trygghet är en del av den totala planeringen av ditt evenemang. MSB, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, har en guide för vad du bör tänka på:
Arrangemang på väg och vatten
Evenemang och verksamheter som påverkar väg och vatten, kräver i allmänhet tillstånd från Länsstyrelsen och Polismyndigheten.
Vatten och avlopp
Du kan få en tillfällig anslutning till vatten- och avloppsnätet vid ett större evenemang.
Kontakta kommunen i följande frågor:
- Spillvattenanslutning (avloppsvatten från till exempel toalett och handfat).
- Möjlighet att sätta upp en kran där besökarna kan fylla en flaska med dricksvatten.
Marknadsför ditt evenemang
För att marknadsföra ditt evenemang kan du ansöka om att få använda de platser för evenemangsskyltning som finns utmed de större infartsvägarna till Halmstads centrum. Du kan också affischera på någon av kommunens affischpelare och lägga in i kommunens evenemangskalender.