Sammanträdet

Om du inte har möjlighet att delta på ett sammanträde, tänk på att meddela såväl sekreteraren som din ordförande så att de vet och kan sätta in en ersättare i ditt ställe.

Ärendeberedning

Alla ärenden som ska beslutas i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, ett utskott, nämnd eller en styrelse ska beredas av en handläggare. Det finns rutiner som är gemensamma för hela kommunen, men också specifika rutiner för din nämnd eller styrelse.

Presidium

I kommunfullmäktige och kommunstyrelsen består presidiet av ordförande samt en förste och en andre vice ordförande. I nämnder och bolagsstyrelser utgörs presidiet av ordförande samt en vice ordförande.

Presidiet träffas regelbundet för att diskutera aktuella ärenden inför kommande sammanträden.

Kallelse

Som ledamot och ersättare i kommunfullmäktige, nämnd eller bolagsstyrelse kallas du till respektive sammanträde. I kallelsen framgår var och när sammanträdet äger rum. I kallelsen finns även en förteckning över alla ärenden som ska behandlas på sammanträdet. Ordföranden bestämmer och ansvarar för vilka ärenden som ska tas upp på ärendelistan och i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på ärendelistan ska bifogas kallelsen.

Kallelse till kommunfullmäktiges sammanträden skickas ut senast en vecka före sammanträdesdagen och kallelse till nämndernas/bolagsstyrelsernas sammanträden
senast fem dagar före sammanträdesdagen.

Tjänsteskrivelse

Inför sammanträdet får du ta del av en tjänsteskrivelse med förslag till beslut i de ärenden som ska behandlas. I tjänsteskrivelsen redogör tjänstepersonen för förvaltningens bedömning och rekommendationer.

Utskick av sammanträdeshandlingar

Kallelsen och övrigt underlag i de ärenden som ska behandlas får du i de flesta fall tillgång till via kommunens läsverktyg för handlingar, Ciceron Assistent.
Kontakta alltid i första hand nämndens eller styrelsens sekreterare om du inte kommer åt handlingarna. Läs mer under Sammanträdesverktyg Ciceron Assistent.

Förutom ledamöter och ersättare kan även andra ha rätt att närvara på ett sammanträde. Det kan exempelvis handla om personalföreträdare, tjänstepersoner och privatpersoner.

• Personalföreträdare har rätt att närvara vid en nämnds behandling av ärenden som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess anställa, men inte vid till exempel myndighetsutövning mot enskild eller arbetskonflikt.
• Tjänstepersoner har rätt att närvara under sitt ärende.
• Privatpersoner kan ha rätt att närvara enligt speciallagstiftning om ett ärende rör dem.

Ersättarnas tjänstgöringsordning

Om en ledamot inte kan delta vid ett sammanträde ska en ersättare träda in i ledamotens ställe. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som är bestämd mellan dem.

Upprop

På sammanträdet kontrollerar ordföranden tillsammans med sekreteraren vilka ledamöter och ersättare som är närvarande genom att göra ett upprop. Sekreteraren talar sedan om vilka ersättare som eventuellt tjänstgör under sammanträdet enligt gällande ersättarordning.

Behandling av ärende

Efter att ordföranden förklarat mötet öppnat behandlas varje ärende utifrån fastställd dagordning. Varje ärende inleds vanligtvis med en kort presentation av ärendets innehåll och förslag till beslut. Därefter har varje ledamot möjlighet att begära ordet. Ordföranden ger ordet till ledamöterna i turordning.

Om det tillkommer extra ärenden, exempelvis om ordförande vill lägga till ett ärende eller en informationspunkt, så ska nämnden godkänna det. En ledamot har också rätt att väcka ärenden i nämnden genom att meddela ordföranden. Läs mer om möjligheten att väcka ärenden under Initiativrätt.

Yttranderätt

En ersättare i kommunfullmäktige har inte yttranderätt på sammanträdet om denne inte tjänstgör. En icke-tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige har dock rätt att ställa en fråga under ledamöternas frågestund samt delta i överläggningen av den interpellation som ersättaren ställt när denne varit tjänstgörande.

Som förtroendevald i en nämnd eller styrelse har du rätt att yttra dig under sammanträdet, oavsett om du tjänstgör eller inte. Du yttrar dig genom att påkalla ordförandens uppmärksamhet genom att sträcka upp handen för att visa att du begär ordet. Ordföranden håller reda på talarordningen bland dem som önskar yttra sig.

Yrkande

Alla ledamöter och tjänstgörande ersättare har möjlighet att yrka, det vill säga föreslå vad som ska beslutas i en fråga. Du kan lägga ett eget yrkande, instämma i eller avstyrka ett yrkande som någon annan ledamot har lagt. Det ska tydligt framgå på sammanträdet när ett yrkande framställs. Yrkandet ska även tillställas ordföranden och sekreteraren i skriftlig form.

Beslut

När alla som begärt ordet har talat och talarlistan är tom frågar ordföranden om överläggningarna är avslutade. Ordföranden går därefter igenom de yrkanden som framförts och vilka som eventuellt instämt i respektive yrkande. Ordföranden frågar sedan om yrkandena är rätt uppfattade och befäster genomgången med ett klubbslag.

Om det bara finns ett yrkande frågar ordföranden om beslut kan fattas enligt yrkandet. Ledamöterna svarar då ja eller nej. Om det finns två eller fler yrkanden så ställer ordförande dessa mot varandra. Ledamöterna svarar ja på det yrkande de vill ska antas. Ordföranden lyssnar och konstaterar sedan att beslut fattas enligt det ena eller andra yrkandet. Därefter befäster ordföranden detta med ett klubbslag.

Vad gäller de kommunala bolagsstyrelserna förväntas styrelseledamoten arbeta för bolagets bästa och sålunda inte bedriva partipolitik. ”Bolagets bästa” är att arbeta i enlighet med bolagsordning och ägardirektiv som beslutas av kommunfullmäktige. Utgångspunkten är att styrelsebeslut präglas av konsensus, det vill säga enighet. Men en ledamot kan få sin avvikande mening antecknad i protokollet. Som styrelseledamot har man ett individuellt civilrättsligt ansvar och det är därför inget kommunalt förtroendeuppdrag i rättslig bemärkelse. Styrelseledamoten utses dock alltid av kommunfullmäktige.

Avstå från att delta i ett beslut

Som ledamot har du rätt att avstå från att delta i ett beslut, du behöver då anmäla detta till ordföranden innan beslut i ärendet är fattat.

Rör ärendet myndighetsutövning mot enskild är du alltid skyldig att delta i beslutet. Undantagen är endast den ledamot som är jävig.

Som ordförande är du alltid skyldig att delta i beslutet om det krävs för att ärendet ska kunna avgöras, det vill säga om ordförandens utslagsröst krävs för något av förslagen ska få majoritet. Undantagen är, liksom i fallet med ledamöter, den ordförande som är jävig.

Omröstning

Om du anser att det förslag som ordförande finner är nämndens beslut inte är det förslag som ska bifallas kan du som ledamot begära omröstning (votering). Detta måste du göra innan ordföranden hinner bekräfta beslutet med ett klubbslag. Om en ledamot begär omröstning ska den ske öppet utom i ärenden som avser val eller anställning av personal.

Vid en omröstning avgörs ärenden genom enkel majoritet. Enkel majoritet innebär att ett förslag vid en omröstning måste stödjas av mer än hälften av det totala antalet avgivna röster. Det förslag som har fått mer än hälften av det totala antalet röster vinner. Undantag är minoritetsåterremiss och minoritetsbordläggning i kommunfullmäktige.

Omröstningen sker genom att ledamöterna i kommunfullmäktige avger sina röster genom omröstningsanläggningen. För nämnderna och bolagsstyrelserna sker omröstningen manuellt genom upprop. Ordföranden avger sin röst sist. Efter att omröstningen har avslutats, befäster ordföranden detta med ett klubbslag. Om oenighet uppstår kring resultatet av en öppen omröstning ska en ny omröstning genomföras omedelbart.

Reservation

En reservation är en markering som en ledamot kan göra om denne inte ställer sig bakom det beslut som fattas. Du behöver inte ha yrkat på något annat förslag till beslut för att få reservera dig. Reservationen ska anmälas innan sammanträdet avslutas. En reservation är personlig, vilket innebär att en ledamot inte kan reservera sig för ett helt parti. Endast en ledamot som har deltagit i beslutet har reservationsrätt.

Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska detta göras skriftligt. Motiveringen ska lämnas in till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet.

Juridiskt har den skriftliga reservationen ingen betydelse, den är bara en motivering till den reservation som angetts i protokollet. Det är reservationen i protokollet som är juridiskt bindande. Den som reserverar sig mot beslutet kan komma att befrias från eventuellt juridiskt ansvar.

Protokollsanteckning

Protokollsanteckning anses som en svagare markering än reservation. Protokollsanteckningen kan till exempel användas för att redovisa argument mot beslutet, för att ange skälen till hur ledamoten röstat.

Det är ordföranden, som ansvarar för protokollet, som avgör om protokollet ska "belastas" med denna typ av yttranden. Om ordförandes bedömning ifrågasätts, bör nämnden ytterst få avgöra om yttrandet ska få antecknas i protokollet. Protokollsanteckningar bör inlämnas skriftligen.

Jäv

Som förtroendevald får du inte delta i handläggning av ärenden där du är jävig. Att vara jävig i ett ärende innebär att du har ett eget intresse i ärendet som kan påverka ditt ställningstagande. Jävsreglerna gäller för all handläggning av ärenden i nämnd, alltså för utredning, beredning, föredragning och beslutsfattande. Jävsreglerna finns till för att garantera beslutens objektivitet och opartiskhet samt allas likhet inför lagen.

Initiativrätt

Som ledamot i en nämnd har du rätt att väcka ärenden i nämnden, så kallad initiativrätt. Meddela din ordförande att du har ett ärende att väcka. En ersättare får endast väcka ärenden när ersättaren tjänstgör vid nämndens sammanträde. Ämnen av olika slag ska inte tas upp i ett och samma initiativ och ett initiativ får endast behandla ämnen som ligger inom nämndens verksamhetsområde.

Nämnden ska vid behandlingen av ett initiativ, vid sammanträdet där det väcks, göra något av följande:

• avgöra ärendet direkt genom att bifalla, avslå eller anse initiativet besvarat
• remittera initiativet till förvaltningen eller annat organ för beredning
• bordlägga initiativet till nästkommande sammanträde.

För varje möte skrivs ett protokoll. Protokollet innehåller bland annat information om närvaro, vilka beslut som fattats på sammanträdet, vilka yrkanden som har lagts och av vem samt resultat av eventuella omröstningar.

Justering av protokoll

• Kommunfullmäktiges protokoll justeras av ordföranden och två ledamöter.
• Nämndernas och bolagsstyrelsernas protokoll justeras av ordföranden samt en ledamot.

Justering sker senast 14 dagar efter att sammanträdet ägt rum.

Omedelbar justering

Kommunfullmäktige, nämnden eller styrelsen kan besluta att en eller flera paragrafer i protokollet ska justeras omedelbart. Omedelbar justering används om det är ett brådskande ärende och beslutet inte kan vänta till ordinarie justeringsdag.

Anslag av protokoll

När protokollet är justerat anslås det på Halmstads kommuns digitala anslagstavla (gäller inte bolagen), senast två dagar efter att justeringen ägt rum.

Under den tid som protokollet är anslaget på anslagstavlan är det möjligt att överklaga de beslut som fattades på sammanträdet. Det är först när anslagstiden har löpt ut som fattade beslut vinner laga kraft.

• Film: Ett förslag till beslut Länk till annan webbplats.

I detta scenario har nämnden ett förslag till beslut att ta ställning till. Det är ingen ledamot som har några yrkanden utan ordföranden frågar om beslut kan fattas enligt huvudförslaget. Detta sätt att besluta på, utan omröstning, kallas acklamation.

Två förslag till beslut

• Film: Två förslag till beslut Länk till annan webbplats.

I detta scenario har nämnden två förslag till beslut att ta ställning till. Du som ordförande behöver ta reda på vilket av dessa förslag som flest ledamöter stödjer.

När alla yrkanden är lämnade och överläggningarna är avslutade frågar ordföranden om nämnden är redo att gå till beslut. Ordföranden går därefter igenom de yrkanden som framförts, om de är rätt uppfattade och hur ordföranden har tänkt pröva dessa.

Ordföranden ställer de två förslagen mot varandra genom att fråga nämnden om båda förslagen. Ledamöterna svarar ja på det förslag de vill ska antas. Ordföranden lyssnar och informerar nämnden sin uppfattning om vilket av förslagen som nämnden ska bifalla. Därefter befäster ordföranden beslutet med ett klubbslag.

Vill någon ledamot begära omröstning ska detta göras innan klubban faller och därför kan det vara bra att vänta någon sekund innan du som ordförande klubbar beslutet.

I detta scenario ställer sig en av ledamöterna inte bakom beslutet och gör då en markering, en reservation i protokollet. Kom ihåg att en reservation är personlig, vilket innebär att en ledamot inte kan reservera sig för ett helt parti. Säkerställ därför som ordförande att alla i partiet har reserverat sig om en ledamot säger sig tala för hela sitt parti.

Tre förslag till beslut

• Film: Tre förslag till beslut Länk till annan webbplats.

I detta scenario finns tre förslag till beslut. Ordföranden redogör för hur förslagen ska prövas och frågar nämnden om de godkänner denna hantering. När ordföranden är på väg att befästa beslutet med ett klubbslag är någon i nämnden inte nöjd med beslutet och begär omröstning.

Vid en omröstning vinner det förslag som har fått mer än hälften av antalet röster. Ordföranden röstar sist vid omröstningen då denna har utslagsröst vid lika röstetal.

Som ordförande beslutar du vilket förslag som är huvudförslag och därefter behöver du ta fram ett motförslag till huvudförslaget. Vid omröstningen behöver du som ordförande uppge vad de olika svarsalternativen innebär. Exempel: Du som bifaller förslag A röstar ja och du som bifaller förslag B röstar nej.

Här kan du ladda hem sammanträdesdagarna för 2024 till din kalender i Outlook. Klicka på en av en av länkarna och öppna filen. Du får du upp en dialogruta där du kan välja att lägga till tiderna i din kalender.

• Sammanträdesdagar för enbart kommunfullmäktige
• Sammanträdesdagar för kommunfullmäktige, KS och KS:s utskott

Sammanträdestider för nämnder och styrelser

De flesta nämnder och styrelser har sammanträden en gång i månaden. Vilken dag som din nämnd har sammanträde kan du se på sidan för respektive nämnd. Information om vilka dagar styrelserna sammanträder hittar du på respektive bolags webbplats.

• Kommunens nämnder och styrelser

Acklamation
Beslut som fattas genom muntligt bifall utan omröstning.

Allmän handling
En handling som har kommit in till en myndighet eller upprättats vid en myndighet och förvaras där. Alla har rätt att ta del av allmänna handlingar om de inte är sekretessbelagda eller arbetsmaterial.

Ajournera
Skjuta upp ett sammanträde till en senare tidpunkt – ta paus.

Anslag
En form av tillkännagivande. Politiska protokoll anslås på Halmstads kommuns digitala anslagstavla.

Arvode
Ekonomisk ersättning för förtroendevalda för politiskt arbete.

Avslå (avslag)
Säga nej till det som föreslås i ett ärende.

Bereda
Sammanfattande begrepp för att förbereda, utreda och arbeta med ett ärende innan det går till beslut.

Beslutsför
För att kunna fatta beslut i ett politiskt organ behöver vissa regler vara uppfyllda, till exempel att ett visst antal ledamöter är närvarande.

Beslutsordning
Den ordning i vilken de olika förslagen till beslut ska fattas.

Bifalla (bifall)
Ställa sig bakom, godkänna eller bevilja.

Bordlägga (bordläggning)
Beslut att skjuta upp debatt och beslut i ett ärende till ett senare sammanträde. Under tiden får inte någon ytterligare beredning av ärendet göras.

Ciceron
Halmstads kommuns IT-system för diarium, hantering av kallelser, tjänsteskrivelser och protokoll för de flesta nämnder och styrelser (diarie- och ärendehanteringssystem).

Dagordning
Förteckning över ärenden som ska behandlas vid ett sammanträde. Kan även kallas föredragningslista eller ärendelista.

Delegera (delegering)
Överlåta rätten att fatta beslut till någon annan.

Delegationsordning
För att delegera måste det finnas en delegationsordning där det framgår vilka typer av beslut någon annan kan fatta självständigt. Beslut som fattats med stöd av delegering ska återrapporteras till den som gett delegeringen.

Diarium
Fortlöpande förteckning över allmänna handlingar hos en myndighet.

E–H

Entledigande
Att en förtroendevald ber att få lämna sitt uppdrag.

Ersättare
Person som ersätter en ordinarie ledamot när denne är frånvarande.

Expedieras
Beslut eller handling som skickas iväg till någon.

Föredragande
Den som presenterar ett ärende för en politisk instans.

Förtroendevald
Person som fått sitt politiska uppdrag av väljarna eller av en politisk församling.

Föredragningslista
Förteckning över de ärenden som ska behandlas vid ett sammanträde. Kan även kallas dagordning eller ärendelista.

Förvaltning
Vid en förvaltning arbetar tjänstepersoner med att bland annat ta fram underlag för politiskt beslut och att verkställa de beslut som fattas.

Genmäle
Ett inlägg på ett sammanträde som görs för att bemöta eller rätta vad någon sagt.

Gruppledare
Ledare i kommunfullmäktiges partigrupper.

Handling
Handlingar för politiska beslut är en sammanställning över de dokument som behövs vid ett politiskt möte. Termen handling kan även betyda dokument i pappersform eller digital form. En handling kan bestå av text, bild eller ljud.

Handläggare
Tjänsteperson som bereder och formulerar förslag till beslut.

Hemställa (hemställan)
Ålderdomligt uttryck för att formellt begära något.

I–L

Inkommen
En handling är inkommen, och därmed allmän, när den inkommit till en myndighet, till exempel en förtroendevald eller anställd vid myndigheten.

Interimistiskt beslut
Ett beslut som gäller tills vidare, det vill säga till dess slutgiltiga beslut fattas.

Interpellation
En interpellation är en skriftlig fråga från en ledamot i kommunfullmäktige, ofta till ett kommunråd eller en nämnds- eller bolagsordförande.

Initiativrätt
Rätt för ledamot eller tjänstgörande ersättare i nämnd att väcka ärenden som inte finns med på dagordningen.

Justera (justering)
Skriva under ett protokoll för att intyga att sammanträdet och besluten är korrekt återgivna.

Jäv (jävig)
Det kan uppstå jäv om ett ärende kan väntas innebära synnerlig nytta eller skada för en tjänsteperson eller ledamot, för egen del eller för någon närstående. Den som är jävig får inte delta i handläggningen eller beslut av ett ärende.

Kallelse
En formell inbjudan till ett sammanträde som anger dag, tid, plats och dagordning.

Kommunala bolag
Vissa kommunala verksamheter drivs i form av kommunala bolag.

Kommunråd
Den som inom kommunen fullgör ett förtroendeuppdrag på heltid eller betydande del av heltid.

Kungörelse
Offentligt meddelande eller tillkännagivande.

Ledamot
Vald ordinarie representant i till exempel nämnd eller styrelse.

M–P

Majoritet
Politiskt parti eller politiska partier som tillsammans utgör 50 procent eller mer av ledamöterna i en politisk församling.

Mandat
Plats i en politisk församling.

Mandatperiod
Den tidsperiod för vilken ett mandat är giltigt. Valperioden för kommunval är fyra år.

Motion
Förslag som lämnas av ledamot eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige.

Nominera (nominering)
Föreslå namn på person som ska väljas till förtroendeuppdrag.

Nämnd
Kommunfullmäktige bestämmer vilka nämnder som ska finnas i en kommun. Nämnderna beslutar om verksamheten inom sina respektive ansvarsområden och ansvarar för att fullmäktiges beslut genomförs.

Omröstning
Röstning om vilket förslag som en politisk instans ska besluta om.

Opposition
Politiskt parti eller politiska partier som inte är i den styrande grupperingen.

Presidium
En ordförande och en eller flera vice ordförande.

Presidiemöten
Möten där presidium tillsammans med förvaltningens ledande tjänstepersoner och nämnds- eller bolagssekreterare planerar och går igenom ärenden inför kommande sammanträde.

Promemoria (pm)
En kortfattad redogörelse eller ett kortfattat direktiv.

Proportionella val
Valsystem för att fördela mandat mellan partier i allmänna val i proportion till partiernas röstetal.

Propositionsordning
Ålderdomligt uttryck för den ordning i vilken de olika förslagen till beslut ska fattas.

Protokoll
Skriftlig redogörelse som innehåller bland annat information om närvaro, vilka beslut som fattats på sammanträdet, vilka yrkanden som har lagts och av vem, samt resultat av eventuella omröstningar.

Protokollsanteckning
Anteckning i protokollet som exempelvis används av ledamot för att förklara ståndpunkt.

Q–S

Remiss
Ett ärende skickas på remiss för att nämnder eller andra berörda ska få yttra sig över ärendet inför beslut.

Reservation
En reservation är en markering som en ledamot kan göra om denne inte ställer sig bakom det beslut som fattas.

Suppleant
Ålderdomligt namn för person som är ersättare i ett bolag.

T–Ö

Tjänsteskrivelse
En tjänstepersons bedömning och förslag till beslut i de ärenden som ska behandlas. Tjänstepersonen redogör i denna för sina bedömningar och rekommendationer.

Tjänsteperson
En person som är anställd på förvaltningen för att till exempel ta fram underlag till politisk instans och verkställa de politiska besluten.

Utskott
En instans under en nämnd som bereder eller fattar beslut för nämndens räkning.

Valberedning
En beredning som lägger fram förslag i vissa valärenden som fullmäktige ska behandla.

Votering
Ålderdomligt namn för röstning om vilket förslag som en politisk instans ska besluta om.

Yrka
Förslag om vad som ska beslutas i en fråga.

Yttrande
Synpunkter i ett ärende, till exempel över en statlig utredning.

Återförvisning
Skicka tillbaka ett ärende till lägre instans för ny handläggning.

Återremiss
Beslut att sända tillbaka ett ärende för komplettering eller fortsatt beredning.

Ärende
Sakfråga som en politisk instans ska behandla.

Ärendelista
Förteckning över ärenden som ska behandlas vid ett sammanträde. Kan även kallas föredragningslista eller dagordning.

Överklaga
Ett beslut av fullmäktige eller nämnd kan överklagas. Ett annat ord för detta är att kommuninvånarna har besvärsrätt. Det finns två olika sätt att överklaga: laglighetsprövning eller förvaltningsbesvär.