Register­förteckning – barn- och ungdoms­nämnden

Ändamålet med behandlingen: Behandlingen är nödvändig för att kunna genomföra en systematik kring vad som avviker, vad orsaken är och förebygga att liknande händelser uppstår i framtiden. Att kvaliteten i verksamheten och patientsäkerheten systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras.

Vid riskperson, risk för vårdskada och vårdskada kan leda till Lex Maria tages kontakt tages med Inspektionen för vård och omsorg (IVO).

Kategorier av registrerade i registret: Anställda, elever, barn, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, filmning, personnummer, omdömen, information som omfattas av sekretess, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Anställd kan ge information om annan anställd eller elev. Information kan hämtas från andra förvaltningar.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Unikum unikt lärande AB är en extern drift och supporttjänst. Inspektionen för vård och omsorg (IVO). IVO kan bistå med bedömning för händelsen i avvikelsen.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse.

Gallring: Sparas i tio år.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Barn och elevers utveckling mot målen

Ändamålet med behandlingen: Behandlingen är nödvändig utifrån att det är styrt från skollagen. För att alla barn och elever ska ges den ledning och stimulans som de behöver i sitt lärande och sin personliga utveckling.
Innehåller: särskild bedömning av elevers kunskapsutveckling, betygsättning, uppföljning av stöd, extra anpassningar, utredning av behov av särskilt stöd, beslut om åtgärdsprogram, beslut om särskild undervisningsgrupp eller enskild undervisning och anpassad studiegång.

Kategorier av registrerade i registret: Elever, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, foto, födelsedatum, användar-ID, personnummer, omdömen, prestationsmätningar, information som omfattas av sekretess, etniskt ursprung, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv, skatteverket.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Unikum unikt lärande AB – lärportal för mål, planer och kvalitet i skolan. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt offentlighets- och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund: Allmänt intresse

Gallring: Bevaras enligt dokumenthanteringsplan.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Besökshanteringssystem Nymansgatan

Ändamålet med behandlingen: Ändamålet är att besökare ska kunna komma i fysisk kontakt med anställda på Nymansgatan genom att använda besökskiosken för självincheckning. Besökskiosken används likväl för bemanningsenheten. Där besökaren kan fylla i ett kontaktformulär och beskriva sitt ärende. Hen får återkoppling efter 1–2 dagar.

Kategorier av registrerade i registret: Anställda, besökare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, telefonnummer arbete och privat, e-postadress arbete och privat.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? CavVisit – besökskiosk, supporttjänster. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal.

Rättslig grund: Samtycke.

Gallring: Efter två veckor gallras uppgifterna.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Centrala stödinsatser för elever

Ändamålet med behandlingen: Behandlingen är nödvändig för att hjälpa de elever som kräver extra stöd. Dokumentation av insats: att följa elevs utveckling stöd för hörselnedsättning, specialpedagogiskt stöd i idrott och hälsa, motoriska bedömningar samt kompensatoriska hjälpmedel.

Uppdrag att informera personal om elevs behov, dess konsekvenser och anpassningar. Följer och dokumenterar elev genom skola och överlämning till gymnasiet. Förskrivning, support, service planering och uppföljning av elev.

Kontakt sker med mentor, elevhälsoteamet. Kontaktuppgifter till arbetstagarens anhöriga för att komma i kontakt vid en akutsituation.

Kategorier av registrerade i registret: Elever, barn, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, foto, filmning, personnummer, telefonnummer privat, e-postadress privat, omdömen, prestationsmätningar, information som omfattas av sekretess, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv, remiss från Region Halland på uppdrag från vårdnadshavare. Uppgifter om annan anhörig samlas in från berörd vårdnadshavare, vid behov av kontakt.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? CompuGroup Medical Sweden AB – PMO journalsystem, Unikum unikt lärande AB lärportal (skola). Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretess prövning samt tar hänsyn till GDPR. Gymnasieskolor.

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Gallring sker löpande – när elev slutat, flyttat eller avskrivs från insats. Uppdateras löpande.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Chefsrekrytering

Ändamålet med behandlingen: Behandlingen är nödvändig för underlag vid chefsrekrytering. Samlad data vid rekrytering av chef och samlad dokumentation kring tidigare rekryteringar. Används som referenspunkt. Syftet är att säkerhetsställa en god rekrytering och en trygg miljö för anställda och barn/elever i verksamheterna. Arbetsgivaren måste kontrollera att den man tänkt anställa är lämplig.

Kategorier av registrerade i registret: Anställda, invånare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, foto, födelsedatum, nuvarande/tidigare arbetsplats, cv, intervjumaterial, personnummer, bostadsadress, telefonnummer privat, e-postadress privat, omdömen, inkomst, belastningsregister

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv, från tidigare arbetsgivare och uppgivna referenser.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Uppgifter insamlas via Visma recruit. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt offentlighets- och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR. 

Rättslig grund: Avtal, rättslig förpliktelse.

Gallring: Anställds akt bevaras, se dokumenthanteringsplan. Övrig gallras vid inaktualitet.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Dokument för den politiska processen

Ändamålet med behandlingen: Behandlingen är nödvändig då dokumenten tillhör en lagstadgad process enligt kommunallagen och förvaltningslagen. Det handlar om transparens ut mot medborgaren, ansvarsutkrävande, begäran om allmänna handlingar. Hanteras inom ramen för det politiska uppdraget. Registreras om arvoden till invalda i nämnd samt personaladministrativa frågor för nämnden.

Kategorier av registrerade i registret: Elever, Invånare, förtroendevalda, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, fot, födelsedatum, kontonummer, användar-ID, fastighetsbeteckning, diarienummer, personnummer, adress arbete, telefonnummer arbete och privat, e-postadress arbete och privat, bostadsadress, omdömen, information som omfattas av sekretess, inkomst, politiska åsikter, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Visma Consulting AB Diarieföringssystem. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal. Till myndigheter, förutsatt att vi är skyldiga att göra så eller på den registrerades begäran, bland annat Region Halland, skolinspektionen och polismyndigheten. Utlämnande sker genom dialog, mejl och post. I enlighet med offentlighets- och sekretesslagen har invånare rätt att begära ut allmänna handlingar. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt offentlighets- och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund: Allmänt intresse.

Gallring: Bevaras i tio år och protokollet skickas sedan till kommunarkivet. Se dokumenthanteringsplanen.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Ja, i enskilda ärenden som berör utländska skolor, utlämnandet innehåller inga känsliga personuppgifter.

Enkäter kvalitetsarbete

Ändamålet med behandlingen: Behandling är nödvändig för att kunna följa upp kvaliteten på barn- och ungdomsförvaltningens verksamheter så att nämnden ska kunna tillgodose elevers rätt till kvalitetssäkrad utbildning.

Kategorier av registrerade i registret: Elever.

Personuppgifter som behandlas: Namn, IP-adress, användar-ID, klass, skola, e-postadress arbete, omdömen.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Artisan Globan Media (Artologik Survey & Report) enkätsystem. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt offentlighets- och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund: Allmänt intresse.

Gallring: Se dokumenthanteringsplanen.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Inhämta kontaktuppgifter om barn, elever, vårdnadshavare och samtycke för publicering av bilder och skolfotografering

Ändamålet med behandlingen: Insamlande av samtycken för bild, ljud och filmhantering för skollärloggen Unikums klass- eller avdelningsblogg. Förskolans eller skolans sociala medier samt skolkatalog.

Samtycke för utlämnande eller röjande av uppgifter som omfattas av sekretess krävs. Information om barn eller elevers extra kontaktpersoner syns i Unikum och i arbetstelefoner.

Samtycke för specifika projekt rörande projekt, läger eller utflykt som är tidsbegränsat. Ändamålet handlar om att ha kontroll över vilka barn eller elever som deltar ur en säkerhetssynpunkt samt att då kunna erbjuda barn eller elev möjlighet att delta på olika projekt eller aktiviteter.

Kategorier av registrerade i registret: Elever, barn, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, foto, exempelvis årskurs, förskola eller skola, filmning och ljudinspelning, personnummer, telefonnummer privat, e-postadress privat, information som omfattas av sekretess.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? IST – molntjänst som hanterar medgivande digitala blanketter. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal. Vid projekt skulle det exempelvis kunna vara med en annan skola som barnens personuppgifter delges.

Rättslig grund: Samtycke, uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Fem år eller vid inaktualitet, avslutat projekt. Uppdateras kontinuerligt.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Ja, exempelvis en skola från ett annat land.

Inhämta uppgifter om barn och elever rörande allergier och specialkost

Ändamålet med behandligen: Behandlingen är nödvändig för att säkerställa rätt kost och arbets-/skolmiljö för barn och elever. Barn och elever ska utan kostnad ha tillgång till böcker och andra lärverktyg som behövs för en tidsenlig utbildning samt erbjudas näringsriktig skolmåltid. Barn- och ungdomsförvaltningen behöver därför ta hänsyn till barn och elever hälsa utifrån allergi och specialkost.

Kategorier av registrerade i registret: Elever, andra, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, personnummer, e-postadress privat, information som omfattas av sekretess , etniskt ursprung, religiös eller filosofisk övertygelse, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? IST – molntjänst som hanterar medgivande digitala blanketter. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal. Måltidservice, Halmstads kommun för att säkerställa rätt kost till barn och elever.

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: 5 år eller vid inaktualitet. Uppdateras kontinuerligt.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Intresseanmälan, inbjudan för anställd

Ändamålet med behandlingen: Bokningsformulär, aktiviteter och utbildning för anställda. Kan innefatta utbildningar för att säkerställa den anställdes kunskaper. Bland annat utbildningar och kurser om olika system eller information kopplat till arbetet eller krishanteringar som exempelvis brand och hjärt- och lungräddning. Även tillställningar med syfte att skapa en god arbetsmiljö som exempelvis hedersgåva, pensionsavtackning eller personalaktivitet.

Kategorier av registrerade i registret: Anställda, leverantörer.

Personuppgifter som behandlas: Namn, foto, födelsedatum, arbetsplats, personnummer, telefonnummer arbete och privat, e-postadress arbete och privat, bostadsadress, omdömen, filosofisk övertygelse, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Andra än den registrerade. Kan vara att en kollega anmäler en annan kollega till en aktivitet. Inför pensionsavtackning och hedersgåva ses anställningstid i personalsystemet Heroma.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? SiteVision – webbpubliceringssystem. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal. Vid externa kurser kan kursledaren ta del av vilka som kommer delta (namn och arbetsplats).

Rättslig grund: Samtycke, avtal.

Gallring: Formuläret är tidsinställt (manuellt) på att avpublicera aktivitet eller utbildning samma kväll eller dagen efter på SiteVision. Uppgifter för hedersgåva bevaras. Pensions­avtackning gallras årligen.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Kameraövervakning

Ändamålet med behandligen: Säkra trygghet och studiero. Förebyggande av kränkningar och förebyggande av brand. Varje kamera har antagits med eget särskilt syfte (se riskbedömning). Varje kamera får då enbart bruka filmmaterialet för det syftet.
Kameraövervakning blir först aktuell när övriga åtgärder inte gett önskvärd effekt i enlighet med rutiner.

Kategorier av registrerade i registret: Anställda, besökare, elever.

Personuppgifter som behandlas: Foto, filmning, information som omfattas av sekretess, kan innehålla uppgifter om brott.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? I samband med utredning kan information lämnas till polisen. Är skyldiga att lämna uppgifter till polisen enligt lag, brottsbekämpning. IT-service har en supportfunktion för hanteringen.

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Materialet gallras per automatik efter 14 dagar.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Klagomål och synpunkter

Ändamålet med behandligen: Behandlingen är nödvändig då huvudman har en skyldighet att ha skriftliga rutiner för att ta emot och utreda klagomål mot utbildningen. Behandling av personuppgifter krävs för att följa upp och eftersträva kvalitet och inflytande.

Kategorier av registrerade i registret: Anställda, elever, invånare, förtroendevalda, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Samtliga personuppgifter kan förekomma, inget vi kräver styr invånare att lämna vid hanterandet av synpunkt eller klagomål. Invånare kan vara helt anonymt.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Invånare som delger personuppgifter rörande sig själv eller annan person. 

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Visma Consulting AB – Diarieföringssystem.
Artvise – Kundtjänst (IT-system). Utlämnandet sker i enlighet med personuppgifts­biträdesavtal. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt offentlighets- och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR.

Kan komma att delges med annan myndighet förutsatt att det är nödvändigt, exempelvis polis.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse.

Gallring: Bevaras.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Lokaluthyrning skola

Ändamålet med behandlingen: Uthyrning av skollokaler på kvällstid och helger till externa föreningar och företag. Behandling är nödvändig för kontakt, kontrakthantering och fakturering.

Kategorier av registrerade i registret: Kunder, vårdandshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, kundnummer, organisationsnummer; adress arbete, telefonnummer arbete och privat, e-postadress arbete och privat, bostadsadress.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt offentlighets- och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund: Avtal.

Gallring: Gallras vartannat år.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Möjliggöra informationsutbyte, kommunikation, samarbete mellan personal, vårdnadshavare och elever i verksamheten

Ändamålet med behandlingen: Möjliggöra informationsutbyte, kommunikation och samarbete mellan personal, vårdnadshavare och elever i verksamheten fysisk såväl som digital.

Vid extraordinära händelser möjligheten till delaktighet vid andra inslag i utbildningen genomföras via livesändning. Med andra inslag i utbildningen menas sådana organisatoriska inslag som inte är undervisning, men är en del av utbildningen. Till exempel skolavslutning, lucia, föräldramöte etc.

Kategorier av registrerade i registret: Anställda, elever, barn, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, foto, filmas men inget som sparas, personnummer, e-postadress arbete, e-postadress privat, omdömen, prestationsmätningar, information som omfattas av sekretess eller tystnadsplikt, inkomst, etniskt ursprung, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
Microsoft Teams – är tjänsten som används.
TDialog – är tjänsten som används.

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Livesändning gallras direkt. Samtals­historiken och chatt går inte att gallra i nuläget. Allt material i TDialog gallras efter 30 dagar. Ska information behållas utifrån dokumen­thanterings­planen behöver den informationen plockas ut från TDialog och sparas ned på rätt plats.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Ja, finns risk med att hantera personuppgifter i Microsoft Teams, då produkten är en molntjänst. Finns inget personuppgifts­biträdesavtal med leverantören och det finns en viss oklarhet över gallring och tredjelands­överföring. Utifrån konsekvens­bedömning och principen om uppgifts­minimering med hänsyn till att det är en begränsad mängd kategorier av personuppgifter, som är relativt harmlösa. Behandlingen bedöms som proportionerlig trots vissa identifierade risker.

Nyckellistor, taggar och datorer

Ändamålet med behandlingen: Behandlingen är nödvändig för att kunna ge anställda de verktyg de behöver för att kunna utföra sina uppdrag. Behövs för att kunna få tag på rätt anställd som besitter enskild arbetstagg eller arbetsdator. Gäller även för nyckellistor för Gården Ön.

Är en kontroll över vilka anställda som fått dator, tagg och nyckel.

Personuppgifter behandlas i samband med utbyte och uppgradering av datorer för IT service där varje dator har ett eget serienummer. Använder serienummer för datorer vid förlust eller stöld.

Kategorier av registrerade i registret: Anställda, kunder, vårdandshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Anhöriga hämtas från anställd.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Nej.

Rättslig grund: Avtal.

Gallring: Gallring sker terminvis, samt löpande vid nyanställningar och avslutad tjänst.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Placering i förskola och fritidshem

Ändamålet med behandlingen: Behandlingen är nödvändig för att erbjuda förskola eller fritidshem till barn och elever.

1. Med hänsyn till föräldrarnas förvärvsarbete, studier eller om barnet eller eleven har ett eget behov på grund av familjens situation i övrigt.

2. För förskolan ingår att tillgodose barn, vars föräldrar är arbetslösa eller föräldralediga.

3. Erbjuda barn och elever med fysiska, psykiska eller andra skäl som behöver särskilt stöd i sin utveckling i form av förskola eller fritidshem.

Ett barn ska erbjudas en plats i förskola så nära barnets eget hem som möjligt, skälig hänsyn ska tas till barnet och vårdnadshavares önskemål. Behandlingen är likväl nödvändig för att säkerställa att avgiften för förskola och fritidshem ska vara korrekt.

Kategorier av registrerade i registret: Elever, andra, vårdandshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, kundnummer, uppgift om anledning till plats – föräldralediga, studerande, arbetande, tillfälligt (TF) nummer för barn eler elever som inte har ett personnummer eller som har skyddad identitet, personnummer, telefonnummer arbete och privat, bostadsadress, e-postadress privat, information som omfattas av sekretess, inkomst, skulder, etniskt ursprung, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Skatteverket, migrationsverket, socialförvaltningen, försäkringskassan.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
IST administration – barn och elevregistreringssystem
Unikum unikt lärande – skollärlogg
Ciceron (Visma) – diariesystem
Unit4 – ekonomisystem
Site Vision

Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal.

IT-service – mejl, telefon, ärendesystem.
IT-service – One identity – för att själva kunna styra över våra integrationer.

Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt offentlighets- och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR.

Skatteverket och försäkringskassan – utlämnande via mottagares hemsida. Meddelas om misstanke om flytt.

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Se dokument­hanterings­plan. Gallras vid inaktualitet.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Rekryteringsprocess bemanningsenheten

Ändamålet med behandlingen: Personuppgiftsbehandling utförs för att kunna tillgodose de behov av vikarier för förskola och grundskola. Är en vikariepool för att barn- och ungdomsförvaltningen ska kunna fungera.

Kategorier av registrerade i registret: Anställda, invånare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, foto, födelsedatum, personnummer, e-postadress arbete och privat, bostadsadress, telefonnummer privat, omdömen, prestationsmätningar, information som omfattas av sekretess, etniskt ursprung, hälsoinformation, belastningsregister.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv, referenser som arbetssökande uppgett.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Intelliplan – bokningssystem och digitala personalakter. Överenskommelse finns med Intelliplan att de inte lämnar ut uppgifter till tredje part. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt offentlighets- och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund: Samtycke, avtal.

Gallring: Intelliplan: Person­­uppgifter gallras två år efter ansökan (enligt diskrimi­nerings­lagen) om de inte anställs. Anställda gallras efter 10 år (bokförings­lagen). Listor över kallade till intervju eller inskrivning gallras efter inaktualitet – gallras efter ett läsår.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Rätt till utbildning för asylsökande

Ändamålet med behandlingen: Registrering och placering för asylsökande elever som inte har skolplikt men som erbjuds undervisning.

Kategorier av registrerade i registret: Elever, god man, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, födelsedatum, LMA eller dossiernummer, bostadsadress, telefonnummer privat, e-postadress privat, etniskt ursprung.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv, migrationsverket.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
IST – administration för förskola och grundskola. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt offentlighets- och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR. 

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Gallring enligt dokument­hanterings­planen, bevaras och därefter skickas till kommun­arkivet.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Samtycke för verksamhetsförlagd utbildning – lärarstudenter

Ändamålet med behandlingen: Samtycke för dokumentering av undervisning i samband med mottagande av verksamhets förlagd utbildningsstudenter i förskola eller skola. Halmstads kommun tar emot lärarstudenter från högskolor eller universitet som gör praktik i verksamheter. Inom ramen för lärarutbildningen dokumenteras undervisningen i syfte att främja deras utveckling till lärare eller förskollärare. Underlaget ligger som grund till kursuppgifter och examensarbete.

Undantag för examensarbete med empirisk forskning där behöver vårdnadshavaren lämna extra samtycke genom fysisk blankett eftersom det är kopplat till en specifik student och uppgift. Studenter från Högskolan i Halmstad använder MOSO som kanal mellan Högskola, student och verksamhet.

Kategorier av registrerade i registret: Elever, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, foto, information som omfattas av sekretess.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
Högskolan i Halmstads lärosäte. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal. Avtal med Högskolan i Halmstad och Högskolan i Borås rektorer och handledare.

I undantagsfall med övriga lärosäten om placering görs utanför våra löpande avtal. Exempelvis Malmö Universitet, Uppsala Universitet, Högskolan Kristianstad och Linnéuniversitetet.

Till systemet Moso som lärarstudenten använder som sitt handledarverktyg. För att lärarstudenten ska kunna utvecklas och bli en fulländad förskolelärare eller lärare med möjligheten att introduceras för Halmstads kommuns förskolor och grundskolor.

Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund: Samtycke.

Gallring: Samtycket i IST medgivande gäller ett år och kan när som återkallas av vårdnads­havaren som då kontaktar verksam­heten.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Samverkansprotokoll

Ändamålet med behandlingen: Samverkansprotokoll innehållande minnesanteckningar och information om vad som beslutats på samverkansmötet. Dessa sparas för att se vad som beslutats och sagts under mötena. Det är viktigt för kommande möten och för att kunna referera till vid senare tillfällen. Målet är att uppnå en verksamhets anpassad samverkan som ger delaktighet och inflytande. Det ger förutsättningar för att åstadkomma en väl fungerande lokal samverkan. Det finns en skyldighet från arbetsgivarens sida att ha dessa möten enligt samverkansavtalet. Används för att kunna göra uppföljningar av beslut är det viktigt att veta vem som ansvarar för ärendet.

Kategorier av registrerade i registret: Anställda, elever, invånare, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, medlemskap i fackförening.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Vid området arbetsmiljö kan det talas om elev, mycket sker anonymt. Finns en liten möjlighet att andra än den registrerade själv nämns.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Vid behov lämnas till fackorganisation. Syftet är för att informera de fackligt förtroendevalda kring deras medarbetares arbetssituation.
Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretess prövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Gallras vid inaktualitet efter två år. Om det ej innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksam­heten, då bevaras det i tio år därefter levereras dokumentet till kommun­arkivet.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Skolhälsovårdsjournal – dokumentation

Ändamålet med behandlingen: Dokumentation av insats. Tillgodose patientens behov av kontinuitet och säkerhet i vården. Allmänna krav på hälso- och sjukvårdens dokumentation är att det ska finnas en journal för varje patient, krav att det ska föras patientjournal. Syftet med att föra en patientjournal är i första hand att bidra till en säker och god vård för patienten. En patientjournal är också en informationskälla för: patienten, uppföljning och utveckling av verksamheten, tillsyn och rättsliga krav, uppgiftsskyldighet enligt lag, samt forskning.

Vid genomförd hälso- och sjukvårdsinsats dokumenteras insatsen i journal för att vårdförloppet ska kunna följas. De förs främst i digital form, men de barn som går i skola på fristående verksamhet journalförs i pappersjournal.

Enstaka delar av journalen förs i pappersform istället för i elektronisk journal, dessa är testprotokoll som skyddas av sekretess. Berör skolhälsovård, logoped och psykolog. Elever med skyddad identitet hanteras via pappersjournal, övriga elever hanteras i digitaljournal.

Kategorier av registrerade i registret: Anställda, elever, vårdandshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, LMA-/dossiernummer, personnummer, telefonnummer arbete och privat, e-postadress arbete och privat, bostadsadress, omdömen, information som omfattas av sekretes, ljudinspelningar spelas in för logopeders journaldokumentation (gallras vid upprättat dokument), etniskt ursprung, hälsoinformation, kan förekomma uppgifter om brott.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv, skatteverket – PMO och Region verksamhet (Barn hälsovård).

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? CompuGroup Medical Sweden AB – PMO journalsystem. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal. Inspektionen för vård och omsorg (IVO) sker enligt sekretesskrav. Nationella vaccinationsregistret, sker automatiskt eller manuellt (skyddad identitet).

Vid begäran kan kopia av journalen lämnas till andra vårdgivare eller vissa myndigheter. I de flesta fall krävs vårdnadshavarens samtycke för att dessa ska ske.

Vid behov för överlämnande av journal behöver detta hanteras på ett korrekt säkert sätt. Vid utlämnande till kommunarkivet skapas ett överföringskvitto som gallras efter 3 år. Med starka organisatoriska rutiner över hur överlämnandet går till innefattas flerfaktorsautentisering i PMO med siths-kort och behörighetsbegränsning. Starka krav på organisatoriska rutiner innehållande sekretess hantering.

Journalen är ett arbetsredskap och informationskälla till patient och andra.

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Arbetsmaterial gallras när upprättat dokument färdigställs. Kommunala skolor journalförs i PMO. Det sker en slutarkivering till kommunarkivet efter gymnasiala studier. fristående skolors journaler bevaras i fysiskt arkivskåp.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Skolplikt – barn- och ungdomspsykiatrin, skola och Sjukhusskolan

Ändamålet med behandlingen: Behandlingen är nödvändig för att kunna sätta hälsan i relation till möjlig kunskapsinhämtning. Barn- och ungdomspsykiatrin, skola och Sjukhusskolans syfte är att ge eleven kontinuitet i lärandet, anpassa undervisningen efter elevens individuella behov och hälsotillstånd. Ge trygghet och bidra till elevens tillfrisknande, samt minska elevens och vårdnadshavarens oro inför fortsatt skolgång.

Kategorier av registrerade i registret: Elever, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, skola, kön, personnummer, omdömen, prestationsmätningar, information som omfattas av sekretess, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Från PMO.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? PMO är en extern drift- och supporttjänst.

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Gallras vartannat år.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Skolplikt för elever med tillfälliga personuppgifter

Ändamålet med behandlingen: Behandlingen är nödvändig elever har ett berättigat krav på placering vid en skolenhet nära hemmet. En elev ska placeras vid den skolenhet vårdnadshavare önskar om det inte medför att annan elev som bor nära skolan inte får plats.

Vårdnadshavare har ansvar för att eleven fullgör sin skolplikt. Hemkommunen ansvarar för att eleven få sin rätt till utbildning tillgodosedd. Kommunen har ett ansvar att bevaka att detta efterlevs. Avvikanden dokumenteras.

Huvudmannen har en skyldighet att följa elevers närvaro och frånvaro, vid frånvaro som kan bli problematisk ska utredning genomföras för att ta reda på orsak. Åtgärder vidtas för att alla elever ska få sin rätt till utbildning tillgodosedd. Skolplikt och rätt till utbildning styrt från skollagen.

Behandlingen är nödvändig utifrån att det är styrt från skollagen. För att alla elever ska ges den ledning och stimulans som de behöver i sitt lärande och sin personliga utveckling.

Uppgifter om placerade elever med skyddad identitet ska behandlas med stor sekretess därav tillfälligt personnummer. Nyanlända elever utan svenskt personnummer blir tilldelade ett tillfälligt personnummer liknande elever med skyddade personuppgifter.

Kategorier av registrerade i registret: Elever.

Personuppgifter som behandlas: Namn, födelsedatum, användar-ID, tillfälligt personnummer (TF), omdömen, information som omfattas av sekretess, etniskt ursprung, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Familjehem, socialsekreterare eller kvinnojouren, skatteverket och migrationsverket.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
IST – elevsystem
Nova Software – it-system
Unikum unikt lärande – skollärlogg
Ciceron – diariesystem
Skola 24 – elevregistrering Visma Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal.
IT-service – info om fiktiva uppgifter – mail, telefon, ärendesystem.
IT-service – One identity – för att själva kunna styra över våra integrationer.
Invånare som begär allmänna handlingar
Skatteverket – telefon
Försäkringskassan – telefon
Socialförvaltningen – telefon Rätten om begäran om allmänna handlingar enligt offentlighets- och Sekretesslagen
Skatteverket och Försäkringskassan – meddelas om avsaknad av skolplats
Socialförvaltningen – oro om avsaknad av skolplats

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Gallring enligt dokument­hanterings­planen.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Skolplikt – placering i grundsärskola

Ändamålet med behandlingen: Behandling är nödvändig för att utreda målgruppstillhörighet för elev och för att huvudman ska ta beslut om rätt skolform. Utredning och beslut inför mottagande.

Kategorier av registrerade i registret: Anställda, elever, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, diarienummer, personnummer, mobiltelefon arbete, bostadsadress, telefonnummer privat, omdömen, prestationsmätningar, information som omfattas av sekretess, etniskt ursprung, hälsoinformation, sexualliv eller sexuell läggning. Vid utredning kan brottsuppgifter förekomma. 

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Psykolog- och läkarutlåtanden från Region Halland och andra regioner. Utredningar från andra kommuner för redan mottagna elever i grundsärskolan inkommer när elev är nyinflyttad.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
CompuGroup Medical Sweden AB – PMO – Journalsystem.
Visma Consulting AB (ciceron) – diarieföringssystem.
Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal.

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Upprättat dokument bevaras i Ciceron och elevakt. Kopior på utredningar, samtycken och beslut finns i arkivskåp på administration. Arbetsmaterial gallras kontinuerligt.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Skolplikt – placering i förskoleklass och grundskola

Ändamålet med behandlingen: Behandlingen är nödvändig då elever har ett berättigat krav på placering vid en skolenhet nära hemmet. En elev ska placeras vid den skolenhet vårdnadshavare önskar om det inte medför att annan elev som bor nära skolan inte får plats.

Vårdnadshavare har ansvar för att eleven fullgör sin skolplikt. Hemkommunen ansvarar för att eleven får sin utbildning tillgodosedd. Kommunen har ett ansvar att bevaka att detta efterlevs. Avvikanden dokumenteras.

Huvudmannen har en skyldighet att följa elevers närvaro och frånvaro, vid frånvaro som kan bli problematisk ska utredning genomföras för att ta reda på orsak. Åtgärder vidtas för att alla elever ska få sin rätt till utbildning tillgodosedd. Skolplikt och rätt till utbildning styrt från skollagen.

Kategorier av registrerade i registret: Elever, vårdandshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, användar-ID, diarienummer, personnummer, adress arbete, telefonnummer arbete och privat, e-postadress arbete och privat, bostadsadress, omdömen, information som omfattas av sekretess, etniskt ursprung, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Skatteverket, Migrationsverket och socialförvaltningen.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
IST – elevsystem
Nova Software – IT-system
Unikum unikt lärande – skollärlogg
Ciceron – diariesystem
Skola 24 – elevregistrering
Visma
Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal.
IT-service – info om fiktiva uppgifter – mail, telefon, ärendesystem.
IT-service – One identity – för att själva kunna styra över våra integrationer.
Invånare som begär allmänna handlingar
Skatteverket – telefon
Försäkringskassan – telefon
Socialförvaltningen – telefon
Rätten om begäran om allmänna handlingar enligt offentlighets- och sekretesslagen
Skatteverket och Försäkringskassan – meddelas om avsaknad av skolplats
Socialförvaltningen – oro om avsaknad av skolplats

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Gallring enligt dokument­hanterings­planen.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Skolskjuts

Ändamålet med behandlingen: Vårdnadshavare ansöker om skolskjuts för att kunna fullfölja skolplikt för elever. Personuppgifter behandlas för att kunna handlägga skolskjutsärenden i kommande hantering (busskort, skolbuss, taxi). Pröva och tillgodose elevers rätt till skolskjuts.

Kategorier av registrerade i registret: Elever, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, personnummer, bostadsadress, telefonnummer privat, e-postadress privat, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
Visma (Ciceron) – diarie-, ärende- och dokumenthanteringssystem. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal.
Hallandstrafiken är ansvarig för skoltrafiken i Halmstads kommun (taxi/skolbuss). Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt offentlighets- och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Se dokument­hanterings­plan. Beslut gallras i Abou efter ett och ett halvt år. Beslut bevaras i diarie­systemet vid en eventuell överklagan.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Sommarpärm, sommarsammanslagning

Ändamålet med behandlingen: Behandlingen är nödvändig då förvaltningen under sommaren har sammanslagning med verksamheter då det är få barn i verksamheterna. Sommarpärmen är till för att säkerhetsställa barn och elevers behov kopplat till trygghet och hälsa. I pärmarna förekommer barnkort som innehåller kontaktinformation till vårdnadshavare, allergi och specialkost kopplat till berört barn eller elev för den verksamhet som mottar barnet eller eleven. Låses in manuellt och sparas endast under den tid barnet är i verksamheten.

Kategorier av registrerade i registret: Elever, andra, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, yrke, telefonnummer privat, e-postadress privat, information som omfattas av sekretess, etniskt ursprung, religiös eller filosofisk övertygelse, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Nej.

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Gallras årsvis, hålls korrekt och uppdaterat.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Statistik för förskola, grundskola och fritidshem

Ändamålet med behandlingen: Behandling är nödvändig för att kunna ta fram och analysera statistik på enhets- eller gruppnivå och individnivå för att kunna säkerhetsställa kvalitet i utbildningen. Används för att kunna planera och följa upp undervisning i förskola, skola och fritidshem.

Kategorier av registrerade i registret: Elever, andra, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, födelsedatum, fastighetsbeteckning, kön, personnummer, prestationsmätningar, information som omfattas av sekretess, inkomst, etniskt ursprung.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Skatteverket, Migrationsverket.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Extern drift och support av IST -administration. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt offentlighets- och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Vid inaktuallitet enligt dokument­hanteringsplan.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Statliga satsningar

Ändamålet med behandlingen: Behandlingen är nödvändig för att kunna skapa ett underlag för att söka statliga medel för kostnader kopplat till de rådande statliga satsningarna. Detta för att efterleva att bidrag nyttjas på korrekt sätt. Används också för ekonomisk uppföljning.

Kategorier av registrerade i registret: Anställda, elever.

Personuppgifter som behandlas: Namn, födelsedatum, LMA- dossiernummer, personnummer, adress arbete, e-postadress arbete, omdömen, prestationsmätningar, information som omfattas av sekretess eller tysnadsplikt, inkomst, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Inhämtas från Skolverket och skatteverket, folkbokföringen.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
CGI Heroma – personaladministrativt system
IST – administration i förskola och grundskola.
Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal. Migrationsverket behandlar ansökandet och kräver dessa personuppgifter för att kunna bevilja statsbidrag.
Medborgare har rätt att kunna begära ut allmänna handlingar enligt offentlighets- och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund: Myndighets­utövning.

Gallring: Uppdateras efter 2 år för att kunna säkerhetsställa äktheten i uppgifterna för året jämförelsevis med tidigare år. För likvärdig och korrekt behandling av uppgifterna. Se dokument­hanteringsplan.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Stödinsatser av tilläggsbelopp, bidrag ersättning för elever i friståendeverksamhet – ansökan och beslut

Ändamålet med behandlingen: Behandlingen om personuppgifter är nödvändig för att kunna tillgodose de elever som behöver omfattande behov av stöd vid skola. Sker uppföljning för att säkerhetsställa att rätt beslut är fattat.

Kategorier av registrerade i registret: Elever, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, diarienummer, personnummer, adress arbete, telefonnummer arbete och privat, e-postadress arbete och privat, bostadsadress, omdömen, prestationsmätningar, information som omfattas av sekretess, etniskt ursprung, hälsoinformation, belastningsregister.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv, Region Halland, från fristående förskolor och skolor.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
Visma Consulting AB Ciceron – diarie-, ärende- och dokumenthanteringssystem. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt offentlighets- och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Besluten arkiveras och bevaras efter slutförd grundskola.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Tillståndsgivning och tillsyn för fristående förskoleverksamhet och pedagogisk omsorg

Ändamålet med behandlingen: Behandling är nödvändig då det är en kontroll av den fristående verksamheten som en enskild huvudman avser att bedriva. För att se om verksamheten uppfyller de krav som krävs för fristående verksamhet. Etableringskontrollen ska genomföras innan utbildningen startar. Tillsyn är en granskning och sker löpande för att kunna synliggöra att fristående skolor efterföljer de lagar och regler som krävs för skolverksamheterna.

Kategorier av registrerade i registret: Andra.

Personuppgifter som behandlas: Namn, diarienummer, kompetens, personnummer, adress arbete, telefonnummer arbete, e-postadress arbete, belastningsutdrag.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Polismyndigheten – registerkontroll.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Visma Consulting AB Ciceron diariehanteringssystem. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal. Om uppgifter kommer fram att verksamhet inte följer lagar skickas dessa ärenden till skolinspektionen. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt offentlighets- och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Uppgifterna uppdateras om så är nödvändigt, bevaras.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Trygghet, studiero och motverka kränkande behandling

Ändamålet med behandlingen: Behandlingen är nödvändig utifrån barns och elever rätt att tillgodoses trygghet och studiero samt motverkandet av kränkande behandling, utifrån att det är styrt från skollagen. Innehåller beslut om trygghet och studiero: utvisningar ur undervisningens lokaler, kvarsittning, utredning om störande ordning, skriftliga varningar, tillfällig omplacering, tillfällig annan skolenhet, omhändertagande av föremål, avsägning; yttranden från elev och vårdnadshavare inför avstängning. Innehåller beslut om kränkande behandling: anmälningar, utredningar och vidtagande av åtgärder.

Kategorier av registrerade i registret: Elever, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, diarienummer, personnummer, omdömen, information som omfattas av sekretess, etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, hälsoinformation, sexualliv eller sexuell läggning. Vid utredning kan brottsuppgifter förekomma.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Uppgifter kan komma från barn, elever, vårdnadshavare eller anställd på förskola eller skola som inte handlar om den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Visma Consulting AB Diarie-, ärende- och dokumenthanteringssystem. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal. Medborgare har rätt att kunna begära ut allmänna handlingar enligt offentlighets- och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR. Socialförvaltningen ska informeras om beslut om avstängning, i enlighet med skollagen.

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Bevaras i enligt med dokument­hanteringsplanen.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Uppsökande verksamhet – inskrivning i förskola

Ändamålet med behandlingen: Förvaltningen har identifierat att flertalet flerspråkiga barn har för lite svenska för att kunna tillgodogöra sig utbildning i förskoleklass. En av flera åtgärder är att med uppsökande verksamhet påverka vårdnadshavare att skriva in sina barn i förskolan. Informationen används till att dels veta vilka barn man ska besöka. Dels att notera att man fått kontakt samt i generella termer notera om vårdnadshavare inte vill skriva in sitt barn i förskolan, vilken orsaken är för att kunna förbättra den uppsökande verksamheten. Vidare utvärdera effekterna av insatsen.

Kategorier av registrerade i registret: Vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, födelsedatum, bostadsadress, etniskt ursprung.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Polismyndigheten – registerkontroll.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Nej.

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Listan gallras efter 1 år.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Verksamhetsförlagd utbildning lärarstudenter

Ändamålet med behandlingen: Behandling av uppgifter om lärarstudenter ger en överskådlig bild av placeringar som utförs terminsvis, samt underlag för framtidsplaceringar per enhet för planering och uppföljning. Behandling används vidare för arvoden och ersättning. Kontaktuppgifter behandlas för att kunna informera lärarstudenter för att de ska kunna fullfölja sina uppdrag samt följa upp inom kompetensförsörjningen (HR). Kan exempelvis röra sig om inbjudningar till områdets dagar, elevkvällar, informationsträffar och så vidare. Insamlandet av belastningsregister och sekretessblankett för att säkerhetskälla en likvärdig hantering inom förvaltningen i enlighet med Skollagen. Behandlingen underlättar för anställningar under utbildningstiden.

Kategorier av registrerade i registret: Elever.

Personuppgifter som behandlas: Namn, personnummer, telefonnummer arbete och privat, e-postadress arbete och privat, bostadsadress, information som omfattas av sekretess, religiös eller filosofisk övertygelse, hälsoinformation, belastningsregister.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Från lärosäten.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Högskolan i Halmstads lärosäte. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal. Avtal med Högskolan i Borås rektorer och handledare. I undantagsfall med övriga lärosäten om placering görs utanför våra löpande avtal. Exempel: Malmö Universitet, Uppsala Universitet, Högskolan Kristianstad och Linnéuniversitetet. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt offentlighets- och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund: Avtal, uppgift av allmänt intresse.

Gallring: I nuläget är register gallrat med en 5 års intervall. Efter avslutad insats gallras somliga uppgifter, gallras fortlöpande efter att studenter examinerats. Se dokument­hanteringsplan.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Verksamhetsförlagd utbildning för specialiststuderande sköterskor

Ändamålet med behandlingen: Behandling är nödvändig för att erbjuda verksamhetsförlagd utbildning. Sjuksköterskestudenter kan under sin specialistutbildning tillsammans med handledare reflektera och fördjupa sina kunskaper.

Kategorier av registrerade i registret: Anställda, elever.

Personuppgifter som behandlas: Namn, personnummer, telefonnummer privat, e-postadress privat, belastningsregister.

Källor där uppgifterna hämtas: Högskolan i Halmstad lämnar uppgifter till hemvårdsförvaltningen i Halmstad som lämnar uppgifterna till Medicinsk elevhälsa i barn- och ungdomsförvaltningen.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Högskolan i Halmstads lärosäte. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal. Hemvårdsförvaltningen och utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen.
Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt offentlighets- och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Uppgifter gallras efter att studenten är klar med sin VFU i verksamheten. Vid dokumentation i elevs journal kommer studentens namn att bevaras.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Vårdnadshavare med speciella ekonomiska omständigheter

Ändamålet med behandlingen:
Behandling är nödvändig för att kunna:

• tillgodose kundernas önskemål om speciell hantering av skulder
• fördela pengar till kunderna
• kunna hantera begäran om avgiftsbefrielser
• kunna ta beslut om vårdnadshavare ska stängas av från barnomsorgen

Kategorier av registrerade i registret: Elever, andra, vårdandshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, kundnummer, kontonummer, fakturanummer, OCR-nummer, personnummer, bostadsadress, telefonnummer privat, e-postadress privat, inkomst. Synliggör socioekonomisk situation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Skatteverket.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
Unit4 ekonomisystem
Visma Consulting diariesystem
Utlämnandet sker i enlighet med personuppgifts­biträdesavtal. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt offentlighets- och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund: Myndighetsutövning, uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Amorteringsplan gallras efter 2 år, avgiftsbefrielser gallras efter 10 år i enlighet med dokument­hanteringsplan.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Yttranden till myndigheter

Ändamålet med behandlingen: Ändamålet med behandlingen är att ge utredandemyndighet verksamhetens bild av anmäld händelse. Blir underlag för deras beslut.

Kategorier av registrerade i registret: Anställda, elever, barn, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, foto, födelsedatum, diarienummer, personnummer, telefonnummer arbete och privat, e-postadress arbete och privat, bostadsadress, omdömen, prestationsmätningar, Information som omfattas av sekretess, etniskt ursprung, religiös eller filosofisk övertygelse, hälsoinformation, sexualliv eller sexuell läggning. Förvaltningen för inga register över brott och begär inte den informationen. Beroende på vilka uppgifter som inkommer från myndigheten kan olika uppgifter förekomma, bland annat brottsuppgifter. 

Källor där uppgifterna hämtas: Kommer från olika myndigheter, exempelvis skolinspektionen och domstolar.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Visma Consulting AB – diarie-, ärende- och dokumenthanteringssystem. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgifts­biträdesavtal. Den myndighet som utreder ärendet är exempelvis domstol och skolinspektionen med flera. Vi är skyldiga att besvara och lämna yttrandet för att ärendet ska utredas. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt offentlighets- och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Dessa handlingar bevaras.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Ändamålet med behandlingen: Behandling är nödvändig för faktureringsunderlag för antagna elever på kulturskolan.

Kategorier av registrerade i registret: Elever, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, personnu.mmer, bostadsadress, telefonnummer privat

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Vårdnadshavare registrerar sina och barns uppgifter på sitt konto.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Studyalong
Unit4 – ekonomisystem Studyalong. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt offentlighets- och sekretesslagen, görs alltid en sekretess prövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund: Avtal.

Gallring: Finns ej i nuläget.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Fritidsverksamhet KomTek

Ändamålet med behandlingen: Behandling av personuppgifter är nödvändig för att kunna organisera och erbjudna kurser och aktiviteter som fritidskurser och lovaktiviteter. Personuppgiftsbehandling sker vid registrering av elev, godkännande av bilddokumentation samt vid fakturering.

Kategorier av registrerade i registret: Anställda, besökare, invånare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, foto, fakturanummer, personnummer, mobiltelefon arbete, bostadsadress, telefonnummer privat, e-postadress privat, omdömen endast för praoelever – ibland avpersonifierat, religiös/filosofisk övertygelse, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv kan förekomma egen registrering om deltagaren är myndig. Övrig information kommer från vårdnadshavaren.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Sitevision – webbpubliceringssystem. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal.

Rättslig grund: Samtycke.

Gallring: Underlag från kurserna sparas ca 6 månader. Eftersom utskick av fakturor kan ta tid att genomföra och för att kunna säkerställa att allt är korrekt fakturerat sparas uppgifterna om deltagare tills alla eventuella invändningar mot en faktura är avklarade. Därefter rensas både deltagarlistor, faktureringsunderlag, e-postbekräftelser och databasen i Sitevision där anmälningarna hämtas från.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Har praoplatser utomlands.

För- och grundskoleverksamhet KomTek

Ändamålet med behandlingen: Behandling av personuppgifter är nödvändig för att fortbilda pedagoger i förskola/skola inom områden som mekanik, elektronik, CAD, 3D, programmering med mera. Behandlingen av personuppgifter brukas till grund av olika registreringar exempelvis vid mässa, utlåning av materia, fortbildningsinsatser och tekniknätverk. KomTek har en intern supportfunktion för barn- och ungdomsförvaltningen.

Kategorier av registrerade i registret: Anställda, besökare, elever.

Personuppgifter som behandlas: Namn, ansvarskod, klass, skola, adress arbete, telefonnummer arbete, e-postadress arbete.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Nej.

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Uppdateras kontinuerligt gallras vid inaktualitet.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Har praoplatser utomlands.

Instrumentutlånings­dokumentation Kulturskolan

Ändamålet med behandlingen: Ansvarsförbindelser i pappersform registreras i system. Dokumentet förvaras i pärmar tills instrumentlånet är avslutat, därefter strimlas. Behandling är nödvändig för att instrument ska knytas till elev för underlag för fakturering. Behandling av uppgifter för ersättning av förlust eller skada av instrument.

Kategorier av registrerade i registret: Anställda, elever, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, personnummer, mobiltelefon arbete, bostadsadress, telefonnummer privat.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Studyalong Elevsystem. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal.

Rättslig grund: Avtal.

Gallring: Vid inaktualitet, när eleven slutat eller bytar instrument. När försäkrings­ärenden är klara, gallras dessa uppdateras kontinuerligt.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Kontrakt med kulturaktörer – Kulturskolan

Ändamålet med behandlingen: Behandlingen handlar om att avtal skrivs för att kunna säkerställa information och uppgifter från båda parter. För att upprätthålla kontrakt och säkerställandet av att det följs.

Kategorier av registrerade i registret: Anställda, kunder, leverantörer.

Personuppgifter som behandlas: Namn, ansvarskod, fakturanummer, personnummer, adress arbete, telefonnummer arbete, e-postadress arbete.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Information kan delges kommunalt, vid upphandlingsavtal. Region Halland kan behöva information om avtal, för underlag av bidrag.
Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt Offentlighet och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund: Avtal.

Gallring: 3 år. Följer dokument­hanterings­planen.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Praoadministration KomTek

Ändamålet med behandlingen: Behandlingen är nödvändig utifrån att det är styrt från skollagen. Barn- och ungdomsförvaltningen ansvarar för att praktisk arbetslivsorientering (prao) anordnas för alla elever under sammanlagt minst tio dagar från och med årskurs 8. Syftet med prao är att eleverna ska få kunskaper om arbetslivet inför kommande studie- och yrkesval. Personuppgifter behandlas till grund av olika registreringar. Detta för att inneha en fungerande kontakt och skapa schemaläggning för elever på arbetsplatsen (prao).

Kategorier av registrerade i registret: Anställda, besökare, elever.

Personuppgifter som behandlas: Namn, klass, skola, personnummer, adress arbete, telefonnummer arbete och privat, e-postadress arbete och privat, bostadsadress, omdömen för praoelever – ibland avpersonifierat, religiös och filosofisk övertygelse, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Göteborgsregionens kommunalförbund Praktikplatsen.se praosystem. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgifts­biträdesavtal. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt offentlighets- och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse.

Gallring: Fysiska praoavtal inkommer till prao­samordnare, gallras efter avslutad praovecka. Vissa avtal sparas max 3 månader för kontakt av arbetsgivare inför framtida samarbeten. Det används ett prao­förmedlings­verktyg där uppgifter om arbetsgivare och elever lagras under läsåret, elevens uppgifter försvinner efter läsåret. Arbets­givarens uppgifter finns kvar för fortsatt samarbetet under nästa period. Skulle ett företag inte vilja vara med, plockas de bort från databasen.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Har praoplatser utomlands.

Registrering av barn/elever med skyddade personuppgifter – Kulturskolan

Ändamålet med behandlingen: Behandling är nödvändig utifrån att vårdnadshavare ska få en plats för deras barn på Kulturskolan enligt deras önskemål. Behandling används för att pedagog ska kunna komma i kontakt med berörd för information om kurs och Kulturskolan. Används likväl som underlag för faktura behandling.

Uppgifter om placerade barn och elever med skyddad identitet ska behandlas med stor sekretess och korrekthet.

Kategorier av registrerade i registret: Elever, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, personnummer, bostadsadress, telefonnummer privat, e-postadress privat, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part?
IST Elevregistrering

Rättslig grund: Samtycke.

Gallring: Gallring enligt dokument­hanterings­planen. Bevaras till kommun­arkivet, handlingar sekretess stämplas.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.

Registrering och kontaktuppgifter för elever och vårdnadshavare Kulturskolan

Ändamålet med behandlingen: Behandling är nödvändig för att elev ska kunna ansöka till kurser och aktiviteter enligt elevs och vårdnadshavares önskemål. Används som underlag för faktura behandling. Personuppgifter behöver behandlas för att pedagog ska kunna komma i kontakt med elev eller vårdnadshavare vid behov av information för den registrerade. Exempelvis för elev och räkningsmottagare, information lärarfrånvaro, inställd lektion, erbjudande av plats, påminnelser och allmän kursinformation till berörd.

Kategorier av registrerade i registret: Elever, vårdnadshavare.

Personuppgifter som behandlas: Namn, personnummer, e-postadress arbete och privat, bostadsadress,telefonnummer privat, politiska åsikter, religiös och filosofisk övertygelse, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas: Den registrerade själv. Vårdnadshavare.

Lämnas uppgifterna ut till tredje part? Studyalong Elevregistrering. Utlämnandet sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal. Allmänna handlingar kan komma att begäras ut enligt offentlighets- och sekretesslagen, görs alltid en sekretessprövning samt tar hänsyn till GDPR.

Rättslig grund: Samtycke.

Gallring: Vårdnads­havare skapar och raderar själva sitt konto i systemet.

Överförs uppgifter till tredjeland eller internationell organisation? Nej.